優化政府采購檔案管理工作

優化政府采購檔案管理工作

■ 劉毅

隨著政府采購范圍的增長、采購規模的擴大，在采購活動中形成的檔案材料日益增多，優化政府采購檔案管理工作顯得尤為重要。

當前，政府采購檔案管理普遍存在以下問題。

首先是檔案管理意識不強。部分采購人、代理機構未認識到政府采購檔案管理工作的重要性，政府采購檔案管理制度不夠健全，采購檔案未能及時整理裝訂、散失損壞、隨意拆封等情況，在一些地方較為常見。此外，對于采購檔案的收集整理，管理人員往往不夠細致。比如，開評標過程的音像資料未與采購文件一并存檔，質疑投訴資料未一并收集，導致調查取證時無據可查。

其次是管理人員水平不高。政府采購檔案管理工作人員的專業素養和職業水平普遍不高，無法有效對采購檔案進行收集、歸檔和整理，致使政府采購檔案的管理工作效率低下。

最后是信息化水平滯后。財政部《政府采購代理機構管理暫行辦法》等制度文件明確指出，開評標音像資料要清晰可辨，且要與采購文件一并保存；采購文件可采用電子檔案方式保存，但須符合《檔案法》和《電子簽名法》的要求。當前，我國政府采購檔案管理的信息化建設仍然滯后。一些代理機構除了計算機、復印機、掃描儀、裝訂機等常規設備以外，未配備檔案數字化管理軟件和自動刻錄機等設備，部分代理機構甚至僅將信息化應用于采購檔案的電子錄入上。

優化政府采購檔案管理工作，可從以下方面入手。

第一，重視完善制度。加強《檔案法》《政府采購法》《政府采購法實施條例》等法律法規的學習，提高檔案管理意識和法制觀念。建立一套完整的規章制度，規范政府采購檔案管理，對資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用、移交及銷毀等做出明確規定，結合具體的采購方式，制作采購檔案模板，統一歸檔內容和口徑，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，查閱有程序，移交有記錄，實現檔案管理工作的規范化。

第二，加強隊伍建設。對檔案管理人員進行定期培訓，提高其業務水平和職業技能。項目負責人在采購活動結束后，應及時把政府采購項目審批表、采購評審報告、采購合同、質疑答復、投訴處理等相關資料一并移交給檔案管理人員，使之能夠及時整理匯總、分類管理，并簽訂文件移交手續，避免采購文件被偽造、修改。

第三，加強軟硬件建設。各代理機構和采購人要適當增加投入，加強檔案軟硬件建設。建立專門的檔案室，購置計算機、復印機、打碼機、裝訂機、光盤自動刻錄機、檔案數字化管理軟件等設備，通過與現代化檔案管理模式的結合，最大限度地發揮信息技術的作用，實現檔案信息資源的共享，做到檢索快捷、查閱方便，不斷提升檔案管理的現代化水平。

第四，加強檢查強化監督。各代理機構要將采購檔案管理納入單位內部目標考核內容，每月比照采購項目和具體標準對經辦人項目檔案裝訂歸檔進行清點驗收。財政部門要嚴格按照《政府采購代理機構管理暫行辦法》等要求，每年在對代理機構的監督檢查和信用評價時，加強對其檔案管理情況的檢查和評價。對采購項目檔案管理不善的要公開通報，并進行嚴肅、認真的處罰，加大違規成本。

(作者單位：四川省儀隴縣公共資源交易中心)

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