代理機構知識共享探索

代理機構知識共享探索

      實現知識共享可借助兩種方式，一是建立企業內網，保證知識共享通道的暢通；二是利用辦公云平臺、資源共享網絡平臺等應用軟件

■ 陳瑩瑩

隨著世界經濟由工業經濟向知識經濟演變，知識的重要性日益凸顯。招標代理服務遵循市場規律，充分參與市場競爭已成為發展趨勢，聚集、開發和組合各種知識資源從而提供優質、規范的高水平服務，成為招標代理機構的競爭優勢之一。如何通過知識共享，全面、充分地利用代理機構組織內部的知識，是值得研究和探索的問題。

代理機構可共享的知識

知識共享指個體、團隊、組織中的知識通過各種交流手段為其他成員所共享，從而提高工作效率的方式。知識共享主要有四個方面：知識共享主體，即個人、團隊、組織；知識共享對象，即知識內容；知識共享手段，即計算機網絡、會議、團隊學習等；知識共享環境，即各種客觀條件。

按表現形式，知識可分為顯性知識和隱性知識。顯性知識指可以編碼化的、用系統化語言傳播的知識；隱性知識指無法用文字記述、難以交流的情景知識。在代理機構內部，顯性知識一般包括國家、各部委政府采購、招標投標相關法律法規、部門規章及規范性文件，各行政監督管理部門公布的各類公告、資質管理辦法、業務流程規定及其他有關規定，各部門、各地方發布的標準招標文件范本及代理機構自己制定的采購文件范本、管理文件、制度規范等。隱性知識一般包括企業的價值觀、行為方式、習慣或存在于個人記憶與組織記憶中的技能、經驗、建議。

知識共享的應用實踐

一是加深員工對知識共享的認識。在代理機構的實際工作中，員工除熟練掌握政府采購、招標投標相關法律法規外，在編制招標文件時，還需要不同類型的招標文件范本。為方便工作，更多員工會通過一些辦公軟件建立自己的資料庫，不過，這也存在資料收集參差不齊、資料內容陳舊單一、可能滯后于最新范本等問題。且在擁有稀缺資源就等于擁有了隱形權利的心理因素作用下，員工大多將這些知識視為私有財產，不會隨便與他人分享，不利于組織內部知識的共享、流轉，也不利于員工整體業務水平的提高。

要解決這個問題，應加深員工對知識共享的認識：建立知識共享是以分享知識和學習知識為主要目的的意識，讓員工意識到知識共享并不是個人的損失，而是集體的共同進步；通過建立促進知識共享的內部、外部網絡，采取多渠道、多形式的知識共享方式，使員工感受到獲取知識的方便、快捷，將主要精力從程序性、流程化的操作中解脫出來，用于自我管理的提升。

二是解決技術應用上的障礙。在知識共享的實踐過程中，技術應用作為知識共享的載體，起著舉足輕重的作用，如果代理機構缺乏應有的技術支撐，或技術應用較落后，難以讓知識共享發揮效力，各類知識不能得到有效傳播。采用互聯網技術，可將知識放置于知識庫中，是學習型組織可以利用的工具。因此，實現知識共享可借助兩種方式：構筑覆蓋代理機構全部業務活動的企業信息網絡，即建立企業內網，保證知識共享通道的暢通；利用滿足代理機構管理需求的應用軟件，給員工提供及時、準確、便利的溝通渠道。

企業內網是整個代理機構內部知識共享的硬件支持平臺，也是知識管理系統的技術基礎。其包括知識庫、討論組及多媒體網絡文檔等，具有數據傳輸率較高、知識類型豐富、知識交流便捷等優點。缺點則是覆蓋地理范圍較小，僅限某一區域內，一般為一個公司所擁有，外地分支機構或分公司不可訪問。

當下，云技術在生活、工作中的應用越來越廣泛，各類辦公云平臺、資源共享網絡平臺、云筆記等工具層出不窮。相較于代理機構自己開發應用軟件，借助基于云技術的第三方軟件或平臺開展知識共享，能夠大大節約代理機構的成本。因此，在選擇知識共享應用軟件時，能實現存儲、交流、搜索等功能的應用軟件已基本滿足了代理機構的知識共享需求。

此類應用軟件的優點是；可將資料分門別類存儲，組建群組和團隊，成員間可通過鏈接、QQ、微信等方式分享資料；資料保存在云端，隨時隨地登錄即可查看及時編輯、更新；可導入網頁、微信等渠道收集到的信息；能通過關鍵詞搜索快速找到所需資料；可用于內部培訓時的演示；部分應用軟件還有免費功能可供使用。其缺點則是：可共享的資料形式有限，一般為文字、圖片；享受增值服務需要支付一定費用。

目前，在廣西機電設備招標有限公司的日常工作中，公司已通過企業內網與應用軟件相結合的方式搭建了知識共享平臺。企業內網由于覆蓋范圍有限，一般為總公司的各部門內部使用；應用軟件則采用云筆記工具，功能多樣，能夠實現PC、移動設備和云端之間的信息同步，更適合公司各部門及其他地市分公司，也方便與客戶之間的知識共享。

（作者單位：廣西機電設備招標有限公司）

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