精細化簽訂采購合同 “功夫在詩外”

精細化簽訂采購合同 “功夫在詩外”

■ 陳穎 李昌錦 盧瀟

集中采購機構和社會代理機構是采購項目實施主體，項目經辦人作為采購項目的具體“操盤手”，在實際業務工作中如何將每一個采購項目做實、做細并做出精品，如何實現宏觀層面政策法律法規與微觀層面業務實際操作的有機結合，是政府采購領域從業人員的本職工作、價值追求與發展動力。筆者結合所在部門集中采購機構采購業務模式，探討如何在合同簽訂環節中做到精準高效，并提煉出可復制的經驗、方法、工具、模板等，以及對這方面政府采購法律法規的一些認識。

一、合同簽訂工作基本原則

1.深刻理解，全面把握法律法規要求

《政府采購法》《政府采購法實施條例》《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令第87號）《政府采購非招標采購方式管理辦法》（財政部令第74號）在合同簽訂方面的程序性條款較少，大多為原則性條款，涵蓋合同內容形式、簽訂時間要求、生效及實施等內容。如，明確采購人與成交供應商應當在成交通知書發出之日起30日內簽訂合同、不得做實質性修改等要求成為合同簽訂應遵循的基本原則。

2.結合實際，踐行合同簽訂操作模式

筆者所在單位采用分工負責、相互制約的分段制操作模式，作為合同甲方代單位內部采購人簽訂合同，最終由采購人負責履約驗收。開展合同簽訂工作須與前期采購組織、采購評審等環節緊密銜接，各自業務工作須相互照應。經辦人作為這一階段的采購機構實施主體，也須做好與采購人、中標成交供應商以及系統內部法務部門、外部法律顧問、監管部門等不同主體之間的業務溝通協調。

3.編制合同，牢牢把握主動權

在日常工作中，部分合同甲方經辦人基于便利、減少工作量等主客觀原因，在政府采購確定中標成交供應商后，將合同文本的草擬委托供應商負責，蓋章生效后卻發現了篡改合同違約條款等問題，解決難度大。筆者所在單位考慮到合同簽訂的嚴肅性、權威性與合同文本內容的完整性、嚴密性，以及供應商篡改風險的規避，堅決杜絕這種做法。完全由合同甲方經辦人負責草擬合同文本，僅由供應商對合同文本草稿補充信息或提出完善意見，并且供應商的修改意見也在采購機構自有版本上清稿，自始至終保留住對合同文本的控制權。

二、合同簽訂工作實施過程

合同簽訂工作實施是操作程序依次推進、項目資料文檔聯動匹配、多方主體緊密互動的過程，需要嚴密有序執行，并最終體現在作為項目執行結果的合同文本上。

1.框架：與采購需求逐一匹配，公開發布合同文本草案

政府采購明確了“招標文件應當包括擬簽訂的合同文本”的規定，采購機構在編寫招標文件時，將采購需求、合同文本草案都作為招標文件的組成部分并向社會公布。在此階段，依據采購需求中采購標的類型，選擇出與之匹配的合同文本草案。合同文本草案的重點在于明確采購需求的類別并制定相應的合同條款。例如，同樣是采購軟件，采購貨物類成熟軟件產品、采購服務類軟件研發服務在合同文本組成上差別很大，前者側重于軟件產品的安裝、測試與驗收，后者側重于服務方式及驗收標準。

作為部門集中采購機構，采購機構項目經辦人要審核采購需求的完整性、合規性，一致性與合理性，并對采購人編寫采購需求予以輔導。如，從合同組成完備性以及做好履約驗收等角度，指導采購人增加或完善采購需求中的服務內容與指標要求、到貨與驗收（包括初驗與終驗）要求、付款方式等。公開發布合同框架文本、給潛在供應商較為清晰的采購訴求等方式有利于供應商合理報價，有助于競爭機制的形成。

2.精準：分析挖掘項目資料，合同體現采購成果

《政府采購法》第四十六條明確，“按照采購文件確定的事項簽訂政府采購合同”，合同甲方經辦人要把握精準原則，參照合同文本框架及各組成部分的要求，以終為始，研究分析審核采購需求、編制采購文件、接受供應商報名、組織專家評審等前期各階段工作的項目資料，找出與合同有關的信息內容，相應填入合同文本。

編寫合同文本包含摘、填兩個環節。“摘”是閱覽并摘取重點材料中的要點內容，關注招標文件中的付款比例、履約保證金比例、供應商澄清質疑及采購機構答復，中標成交金額及供應商、非公開招標項目的談判記錄要點，投標、響應文件中分項報價表和需求的正偏離，服務承諾以及各種原廠服務、配品配件承諾證明等。“填”是按合同文本框架填入相關內容，除填寫項目名稱、項目編號、甲乙雙方及法人代表、聯系人等基礎信息外，還應填寫標的、付款、時間、地點、質量保證期、分項報價表、履約保證金等核心內容，增加貨物、服務說明一覽表，售后服務與質量保證承諾以及備品備件方案等有利于后續履約驗收的內容。

3.公正：發揮多方主體職責，防控風險

政府采購的突出特征在于采購的一方主體是政府機構，所采購貨物、服務主要應用于業務發展、服務民生，合同履約驗收涉及公共利益維護，在合同文本經甲乙雙方簽字蓋章正式生效之前，須由包括乙方在內的各方主體審核并提出修改完善意見。根據筆者所在單位集中采購管理規定與實際操作流程，審核主體既有采購機構內部的各業務處室、采購人，也有專職律師，重大項目（按金額劃分）還需由系統法務部門審核。對于各方出具的審核意見，經辦人依據“所簽訂的合同不得對招標文件確定的事項和中標人投標文件作實質性修改”等法律要求，以及盡量體現前期成果、便于履約驗收、維護采購人權益等工作原則，在經過協商溝通后酌情予以調整。對于采購人有時提出的諸如調整采購標的、微調技術參數等不合規要求，經辦人堅決制止并予以解釋。多方主體從不同角度把關，盡可能確保先期發現合同文本中潛在遺漏、疏忽和錯誤并給予完善，盡量規避后期法律糾紛風險以及采購人權益的損失。

4.嚴謹：合同簽訂操作流程化，高效推進項目實施

合同簽訂業務工作細致、嚴謹，有內容上的要求,也有對時間的約束。如，“在中標成交通知書發出之日起30日內簽訂政府采購合同”以及“自政府采購合同簽訂之日起2個工作日內，在政府采購部門指定的媒體上公告”等法律要求。項目經辦人可以根據這兩方面的規定，基于流程化思路對合同簽訂工作予以細化，將操作流程、文本要點、主體互動等各方面整合成完整流程圖。

結合筆者工作實際，將合同簽訂的工作流程劃分為研、編、審、簽、告等環節（如圖1所示）。“研”對應著如何分析挖掘項目資料，關注哪些要點內容；“編”對應著如何將項目資料中要點內容填入到合同文本草案，生成完整合規的合同文本；“審”是各方主體依次審核合同文本，提出意見建議；“告”是在中國政府采購網等指定媒體發布并打印存檔。

（作者單位：李昌錦，中國人民銀行集中采購中心）

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