大型公立醫(yī)院電子期刊采購(gòu)入庫(kù)研究

■ 田新雨 郭捷 劉潔

近年來(lái)，在數(shù)字信息化技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，電子閱讀已成為大勢(shì)所趨，電子期刊發(fā)行量也在持續(xù)增加，并逐步成為公立醫(yī)院訂閱期刊文獻(xiàn)的資源主流。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)期刊相比，電子期刊具有檢索便捷、傳遞迅速、儲(chǔ)存占用空間小、可同時(shí)供多人使用等優(yōu)勢(shì)，符合大型公立醫(yī)院對(duì)文獻(xiàn)資源要求的獲取便捷、信息覆蓋廣泛的特點(diǎn)。然而，由于電子期刊沒(méi)有實(shí)體，不像紙質(zhì)期刊會(huì)因年限等因素產(chǎn)生不同程度的破損進(jìn)而需作報(bào)廢處理，對(duì)于電子期刊采購(gòu)工作結(jié)束后是否入庫(kù)、如何入庫(kù)至今未形成標(biāo)準(zhǔn)化的解決方式。鑒于此，研究電子期刊入庫(kù)，對(duì)促進(jìn)各醫(yī)院圖書(shū)館電子期刊采購(gòu)工作的健康發(fā)展有著重要意義。

電子期刊采購(gòu)入庫(kù)現(xiàn)狀分析

一般而言，根據(jù)品目不同，可將政府采購(gòu)項(xiàng)目分為貨物、服務(wù)和工程三類(lèi)。作為事業(yè)單位，公立醫(yī)院采購(gòu)電子期刊適用《政府采購(gòu)法》等相關(guān)法律法規(guī)。筆者使用信息檢索方式對(duì)中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)最近半年來(lái)（2019年3月-2019年9月）所有包含“電子期刊”的文本進(jìn)行檢索統(tǒng)計(jì)，共檢索出項(xiàng)目93個(gè)。其中，使用單一來(lái)源方式采購(gòu)的項(xiàng)目有42個(gè)，使用公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)的項(xiàng)目有43個(gè)，二者數(shù)量基本相當(dāng)，不難看出，公開(kāi)招標(biāo)和單一來(lái)源構(gòu)成了電子期刊采購(gòu)方式的“主力軍”，剩余項(xiàng)目則分別采用了競(jìng)爭(zhēng)性談判、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、詢(xún)價(jià)和比選，僅占項(xiàng)目總數(shù)量的9%。同理，對(duì)所有包含“紙質(zhì)期刊”的文本進(jìn)行檢索，共檢索出采購(gòu)項(xiàng)目49個(gè)，具體采購(gòu)方式包括競(jìng)爭(zhēng)性磋商、公開(kāi)招標(biāo)和競(jìng)爭(zhēng)性談判。將上述項(xiàng)目按照品目分類(lèi)，得到表1。

如表1所示，在最近半年的時(shí)間里，期刊按照貨物品目、服務(wù)品目采購(gòu)的項(xiàng)目分別占到已分類(lèi)項(xiàng)目總數(shù)的79%和21%。雖然表格中項(xiàng)目數(shù)量的多少很難代表當(dāng)前社會(huì)整體期刊采購(gòu)的組成情況，但也從一定程度上說(shuō)明，目前越來(lái)越多的單位在訂閱期刊資源時(shí)選擇了電子期刊。從這個(gè)角度來(lái)看，人們對(duì)期刊采購(gòu)的觀念發(fā)生了改變，也就是說(shuō)，現(xiàn)在各單位期刊資源的構(gòu)成正在從獨(dú)立的、有形的紙質(zhì)期刊轉(zhuǎn)變?yōu)槁?lián)合的、虛擬的數(shù)據(jù)化期刊，而對(duì)單位期刊規(guī)模的判斷也不再以訂閱量的多少來(lái)衡量，還要考慮能夠通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)利用的電子文獻(xiàn)資源。

電子期刊按照貨物品目、服務(wù)品目采購(gòu)的項(xiàng)目分別占已分類(lèi)項(xiàng)目總數(shù)的75%和25%，說(shuō)明目前大部分采購(gòu)項(xiàng)目都把電子期刊歸類(lèi)為貨物。除此以外，有一部分項(xiàng)目沒(méi)有對(duì)電子期刊品目進(jìn)行歸類(lèi)，除有少量存在分包情況的項(xiàng)目難以確定品目外，也可能存在采購(gòu)人不了解相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、難以判斷電子期刊如何分類(lèi)的情況。

由于中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)上公示的項(xiàng)目品目不僅僅停留于貨物、服務(wù)和工程一級(jí)分類(lèi)，多數(shù)還會(huì)在此基礎(chǔ)上細(xì)分到二級(jí)分類(lèi)或多級(jí)分類(lèi)。繼續(xù)對(duì)項(xiàng)目所屬品目的分類(lèi)明細(xì)進(jìn)行分析，得到以下結(jié)果（使用“——”隔開(kāi)的細(xì)目，代表符號(hào)兩端細(xì)目中還會(huì)有其他細(xì)目；使用“/”符號(hào)隔開(kāi)的細(xì)目，代表符號(hào)兩端細(xì)目中沒(méi)有其他細(xì)目）：

貨物品目下設(shè)的明細(xì)主要包括“圖書(shū)和檔案”“通用設(shè)備——計(jì)算機(jī)設(shè)備及軟件”“其他貨物”“通用設(shè)備——通信設(shè)備”“紡織原料、毛皮、被服裝具/被服裝具”，分類(lèi)明細(xì)繁雜多樣，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于貨物需要入庫(kù)，在這樣的前提下，具體的品目劃分可能會(huì)在一定程度上影響財(cái)務(wù)工作人員對(duì)電子期刊列入哪類(lèi)庫(kù)的判斷，規(guī)范貨物類(lèi)電子期刊具體采購(gòu)品目勢(shì)在必行。

服務(wù)品目下設(shè)的明細(xì)主要包括“信息技術(shù)服務(wù)”“其他服務(wù)”“教育服務(wù)”“電信和其他信息傳輸服務(wù)”“文化、體育、娛樂(lè)服務(wù)——圖書(shū)館和檔案服務(wù)” “商務(wù)服務(wù)”“科學(xué)研究和試驗(yàn)開(kāi)發(fā)”“租賃服務(wù)（不帶操作員）——圖書(shū)和音像制品租賃服務(wù)”。采用前五類(lèi)明細(xì)的項(xiàng)目比較多，這對(duì)今后服務(wù)類(lèi)電子期刊劃分具體品目有一定借鑒意義。

以A醫(yī)院某電子期刊采購(gòu)項(xiàng)目為例。A醫(yī)院醫(yī)療水平在國(guó)內(nèi)處于領(lǐng)先地位，常年接收重癥、疑難病人并承擔(dān)教學(xué)工作，對(duì)外文期刊需求量很大。A醫(yī)院的期刊資源分為電子期刊和紙質(zhì)期刊兩大類(lèi)，全部在醫(yī)院圖書(shū)館中進(jìn)行保存。某年某月，A醫(yī)院完成了一批外文電子期刊的采購(gòu)工作，采購(gòu)標(biāo)的共涉及36種外文期刊，預(yù)算金額為46萬(wàn)元，未達(dá)到政府采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)該醫(yī)院采購(gòu)實(shí)施細(xì)則，確定此項(xiàng)目采購(gòu)方式為院內(nèi)比選，具體通過(guò)采購(gòu)電子期刊使用權(quán)的形式按服務(wù)品目采購(gòu)。成交供應(yīng)商需為采購(gòu)單位開(kāi)設(shè)相應(yīng)端口，以數(shù)據(jù)庫(kù)為載體提供采購(gòu)單位購(gòu)買(mǎi)的電子期刊，在收到電子期刊采購(gòu)款項(xiàng)后，為采購(gòu)人提供電子出版物發(fā)票。A醫(yī)院收到發(fā)票后計(jì)入管理費(fèi)用科目，不進(jìn)行入庫(kù)。

電子期刊采購(gòu)方式及操作流程

目前，財(cái)政部頒布的相關(guān)會(huì)計(jì)制度并未對(duì)電子期刊入庫(kù)作強(qiáng)制性要求，實(shí)踐中，不同單位對(duì)電子期刊的入庫(kù)處理也根據(jù)具體情況有所區(qū)別。出于這些原因，電子期刊無(wú)論入庫(kù)與否均可，采購(gòu)人既可按照貨物品目將其入庫(kù)，又可按照服務(wù)品目列支費(fèi)用，不作入庫(kù)處理。需要注意的是，采購(gòu)人在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家政策要求。《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》（財(cái)政部令第87號(hào)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)87號(hào)令）第七條規(guī)定，采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)按照財(cái)政部制定的《政府采購(gòu)品目分類(lèi)目錄》確定采購(gòu)項(xiàng)目屬性。按照《政府采購(gòu)品目分類(lèi)目錄》無(wú)法確定的，按照有利于采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施的原則確定。從筆者統(tǒng)計(jì)的中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)最近半年來(lái)發(fā)布的電子期刊采購(gòu)項(xiàng)目公告情況看，對(duì)該條款的貫徹執(zhí)行還有待加強(qiáng)。

采購(gòu)電子期刊，采購(gòu)人首先要確定電子期刊的品目，在采購(gòu)結(jié)束后重點(diǎn)關(guān)注中標(biāo)（成交）供應(yīng)商提供的發(fā)票是否與期刊采購(gòu)品目相對(duì)應(yīng)。具體操作流程可參照以下內(nèi)容。

按照貨物品目采購(gòu)電子期刊的操作流程

采購(gòu)人確定按照貨物品目采購(gòu)電子期刊后，首先需要根據(jù)預(yù)算金額決定采購(gòu)方式。對(duì)于預(yù)算金額達(dá)到采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上，或依照采購(gòu)人單位內(nèi)部采購(gòu)規(guī)定需參照政府采購(gòu)方式采購(gòu)的項(xiàng)目，常用方式為公開(kāi)招標(biāo)和單一來(lái)源。其次，應(yīng)參考《政府采購(gòu)品目分類(lèi)目錄》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《目錄》）“A貨物”部分確定標(biāo)的詳細(xì)品目。經(jīng)搜索，《目錄》列表包括“電子期刊”，編碼為A050105，屬于A05圖書(shū)和檔案-A0501圖書(shū)，因此，根據(jù)87號(hào)令第七條，項(xiàng)目品目具體應(yīng)確定為“貨物/圖書(shū)和檔案/圖書(shū)/電子期刊”。再次，采購(gòu)人應(yīng)發(fā)布采購(gòu)公告進(jìn)行采購(gòu)，按照所確定采購(gòu)方式的相應(yīng)流程完成采購(gòu)，并與中標(biāo)（成交）供應(yīng)商簽訂貨物采購(gòu)合同。最后，在收到中標(biāo)（成交）供應(yīng)商提供的電子期刊時(shí)填寫(xiě)電子期刊入庫(kù)單，辦理入庫(kù)手續(xù)。

按照服務(wù)品目采購(gòu)電子期刊的操作流程

采購(gòu)人確定按照服務(wù)品目采購(gòu)電子期刊后，與按貨物品目采購(gòu)的不同之處在于標(biāo)的物不再是電子期刊本身，而是其使用權(quán)，即數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)。首先，采購(gòu)人應(yīng)確定采購(gòu)方式，其次，查找《目錄》“C服務(wù)”部分，鑒于該部分沒(méi)有明確的項(xiàng)目分類(lèi)屬性，根據(jù)87號(hào)令相關(guān)規(guī)定，采購(gòu)人可根據(jù)實(shí)際需求按照有利于采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施的原則確定詳細(xì)品目。再次，依采購(gòu)流程完成采購(gòu)工作，與中標(biāo)（成交）供應(yīng)商簽訂服務(wù)合同。最后，由中標(biāo)（成交）供應(yīng)商提供電子期刊數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)，采購(gòu)人按照費(fèi)用進(jìn)行賬務(wù)處理，不辦理入庫(kù)手續(xù)。

總結(jié)

根據(jù)我國(guó)相關(guān)會(huì)計(jì)制度，對(duì)于貨物類(lèi)采購(gòu)項(xiàng)目，驗(yàn)收入庫(kù)是采購(gòu)?fù)瓿傻闹匾獦?biāo)志之一，需對(duì)采購(gòu)標(biāo)的作入庫(kù)處理；對(duì)于服務(wù)類(lèi)采購(gòu)項(xiàng)目，在會(huì)計(jì)處理上則應(yīng)計(jì)入費(fèi)用，無(wú)需辦理入庫(kù)。因此，如果采購(gòu)人按照貨物品目采購(gòu)電子期刊，那么應(yīng)在收到期刊后填寫(xiě)入庫(kù)單，并辦理入庫(kù)手續(xù)；如果按照服務(wù)品目采購(gòu)，則屬于費(fèi)用支出，無(wú)需填寫(xiě)入庫(kù)單，也不用辦理入庫(kù)手續(xù)。

（作者單位：北京大學(xué)第三醫(yī)院采購(gòu)中心）

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作為信息商品的電子期刊，其首要特點(diǎn)就是高首稿成本、低邊際成本。所謂首稿成本，指的是為首份網(wǎng)絡(luò)期刊的面世而發(fā)生的成本。電子期刊和紙質(zhì)期刊的首稿成本構(gòu)成相差不大，包括固定成本、發(fā)布成本、編輯成本和同級(jí)評(píng)審成本、人員管理成本等。邊際成本指的是增加一份期刊所引起的總成本的增加，主要包括復(fù)制成本和傳遞成本。對(duì)于電子期刊來(lái)說(shuō)，每增加一份期刊就是增加一份拷貝，成本幾乎為零，而紙質(zhì)期刊需要重新購(gòu)買(mǎi)紙張印刷包裝。此外，電子期刊的復(fù)制形式不同于紙質(zhì)期刊，一般分為瀏覽式復(fù)制、下載式復(fù)制、電子郵件式復(fù)制。由于瀏覽和下載都由用戶(hù)完成，基本上無(wú)需傳遞成本，只有電子郵件式的訂閱型電子期刊才存在傳遞成本，所以電子期刊的邊際成本幾乎為零。

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