大型公立醫院電子期刊采購入庫研究

■ 田新雨 郭捷 劉潔

近年來，在數字信息化技術迅速發展的背景下，電子閱讀已成為大勢所趨，電子期刊發行量也在持續增加，并逐步成為公立醫院訂閱期刊文獻的資源主流。與傳統的紙質期刊相比，電子期刊具有檢索便捷、傳遞迅速、儲存占用空間小、可同時供多人使用等優勢，符合大型公立醫院對文獻資源要求的獲取便捷、信息覆蓋廣泛的特點。然而，由于電子期刊沒有實體，不像紙質期刊會因年限等因素產生不同程度的破損進而需作報廢處理，對于電子期刊采購工作結束后是否入庫、如何入庫至今未形成標準化的解決方式。鑒于此，研究電子期刊入庫，對促進各醫院圖書館電子期刊采購工作的健康發展有著重要意義。

電子期刊采購入庫現狀分析

一般而言，根據品目不同，可將政府采購項目分為貨物、服務和工程三類。作為事業單位，公立醫院采購電子期刊適用《政府采購法》等相關法律法規。筆者使用信息檢索方式對中國政府采購網最近半年來（2019年3月-2019年9月）所有包含“電子期刊”的文本進行檢索統計，共檢索出項目93個。其中，使用單一來源方式采購的項目有42個，使用公開招標采購的項目有43個，二者數量基本相當，不難看出，公開招標和單一來源構成了電子期刊采購方式的“主力軍”，剩余項目則分別采用了競爭性談判、競爭性磋商、詢價和比選，僅占項目總數量的9%。同理，對所有包含“紙質期刊”的文本進行檢索，共檢索出采購項目49個，具體采購方式包括競爭性磋商、公開招標和競爭性談判。將上述項目按照品目分類，得到表1。

如表1所示，在最近半年的時間里，期刊按照貨物品目、服務品目采購的項目分別占到已分類項目總數的79%和21%。雖然表格中項目數量的多少很難代表當前社會整體期刊采購的組成情況，但也從一定程度上說明，目前越來越多的單位在訂閱期刊資源時選擇了電子期刊。從這個角度來看，人們對期刊采購的觀念發生了改變，也就是說，現在各單位期刊資源的構成正在從獨立的、有形的紙質期刊轉變為聯合的、虛擬的數據化期刊，而對單位期刊規模的判斷也不再以訂閱量的多少來衡量，還要考慮能夠通過數據庫利用的電子文獻資源。

電子期刊按照貨物品目、服務品目采購的項目分別占已分類項目總數的75%和25%，說明目前大部分采購項目都把電子期刊歸類為貨物。除此以外，有一部分項目沒有對電子期刊品目進行歸類，除有少量存在分包情況的項目難以確定品目外，也可能存在采購人不了解相關專業知識、難以判斷電子期刊如何分類的情況。

由于中國政府采購網上公示的項目品目不僅僅停留于貨物、服務和工程一級分類，多數還會在此基礎上細分到二級分類或多級分類。繼續對項目所屬品目的分類明細進行分析，得到以下結果（使用“——”隔開的細目，代表符號兩端細目中還會有其他細目；使用“/”符號隔開的細目，代表符號兩端細目中沒有其他細目）：

貨物品目下設的明細主要包括“圖書和檔案”“通用設備——計算機設備及軟件”“其他貨物”“通用設備——通信設備”“紡織原料、毛皮、被服裝具/被服裝具”，分類明細繁雜多樣，沒有統一標準。由于貨物需要入庫，在這樣的前提下，具體的品目劃分可能會在一定程度上影響財務工作人員對電子期刊列入哪類庫的判斷，規范貨物類電子期刊具體采購品目勢在必行。

服務品目下設的明細主要包括“信息技術服務”“其他服務”“教育服務”“電信和其他信息傳輸服務”“文化、體育、娛樂服務——圖書館和檔案服務” “商務服務”“科學研究和試驗開發”“租賃服務（不帶操作員）——圖書和音像制品租賃服務”。采用前五類明細的項目比較多，這對今后服務類電子期刊劃分具體品目有一定借鑒意義。

以A醫院某電子期刊采購項目為例。A醫院醫療水平在國內處于領先地位，常年接收重癥、疑難病人并承擔教學工作，對外文期刊需求量很大。A醫院的期刊資源分為電子期刊和紙質期刊兩大類，全部在醫院圖書館中進行保存。某年某月，A醫院完成了一批外文電子期刊的采購工作，采購標的共涉及36種外文期刊，預算金額為46萬元，未達到政府采購限額標準。根據該醫院采購實施細則，確定此項目采購方式為院內比選，具體通過采購電子期刊使用權的形式按服務品目采購。成交供應商需為采購單位開設相應端口，以數據庫為載體提供采購單位購買的電子期刊，在收到電子期刊采購款項后，為采購人提供電子出版物發票。A醫院收到發票后計入管理費用科目，不進行入庫。

電子期刊采購方式及操作流程

目前，財政部頒布的相關會計制度并未對電子期刊入庫作強制性要求，實踐中，不同單位對電子期刊的入庫處理也根據具體情況有所區別。出于這些原因，電子期刊無論入庫與否均可，采購人既可按照貨物品目將其入庫，又可按照服務品目列支費用，不作入庫處理。需要注意的是，采購人在采購過程中應嚴格執行國家政策要求。《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令第87號，以下簡稱87號令）第七條規定，采購人應當按照財政部制定的《政府采購品目分類目錄》確定采購項目屬性。按照《政府采購品目分類目錄》無法確定的，按照有利于采購項目實施的原則確定。從筆者統計的中國政府采購網最近半年來發布的電子期刊采購項目公告情況看，對該條款的貫徹執行還有待加強。

采購電子期刊，采購人首先要確定電子期刊的品目，在采購結束后重點關注中標（成交）供應商提供的發票是否與期刊采購品目相對應。具體操作流程可參照以下內容。

按照貨物品目采購電子期刊的操作流程

采購人確定按照貨物品目采購電子期刊后，首先需要根據預算金額決定采購方式。對于預算金額達到采購限額標準以上，或依照采購人單位內部采購規定需參照政府采購方式采購的項目，常用方式為公開招標和單一來源。其次，應參考《政府采購品目分類目錄》（以下簡稱《目錄》）“A貨物”部分確定標的詳細品目。經搜索，《目錄》列表包括“電子期刊”，編碼為A050105，屬于A05圖書和檔案-A0501圖書，因此，根據87號令第七條，項目品目具體應確定為“貨物/圖書和檔案/圖書/電子期刊”。再次，采購人應發布采購公告進行采購，按照所確定采購方式的相應流程完成采購，并與中標（成交）供應商簽訂貨物采購合同。最后，在收到中標（成交）供應商提供的電子期刊時填寫電子期刊入庫單，辦理入庫手續。

按照服務品目采購電子期刊的操作流程

采購人確定按照服務品目采購電子期刊后，與按貨物品目采購的不同之處在于標的物不再是電子期刊本身，而是其使用權，即數據庫服務。首先，采購人應確定采購方式，其次，查找《目錄》“C服務”部分，鑒于該部分沒有明確的項目分類屬性，根據87號令相關規定，采購人可根據實際需求按照有利于采購項目實施的原則確定詳細品目。再次，依采購流程完成采購工作，與中標（成交）供應商簽訂服務合同。最后，由中標（成交）供應商提供電子期刊數據庫服務，采購人按照費用進行賬務處理，不辦理入庫手續。

總結

根據我國相關會計制度，對于貨物類采購項目，驗收入庫是采購完成的重要標志之一，需對采購標的作入庫處理；對于服務類采購項目，在會計處理上則應計入費用，無需辦理入庫。因此，如果采購人按照貨物品目采購電子期刊，那么應在收到期刊后填寫入庫單，并辦理入庫手續；如果按照服務品目采購，則屬于費用支出，無需填寫入庫單，也不用辦理入庫手續。

（作者單位：北京大學第三醫院采購中心）

【延伸閱讀】

作為信息商品的電子期刊，其首要特點就是高首稿成本、低邊際成本。所謂首稿成本，指的是為首份網絡期刊的面世而發生的成本。電子期刊和紙質期刊的首稿成本構成相差不大，包括固定成本、發布成本、編輯成本和同級評審成本、人員管理成本等。邊際成本指的是增加一份期刊所引起的總成本的增加，主要包括復制成本和傳遞成本。對于電子期刊來說，每增加一份期刊就是增加一份拷貝，成本幾乎為零，而紙質期刊需要重新購買紙張印刷包裝。此外，電子期刊的復制形式不同于紙質期刊，一般分為瀏覽式復制、下載式復制、電子郵件式復制。由于瀏覽和下載都由用戶完成，基本上無需傳遞成本，只有電子郵件式的訂閱型電子期刊才存在傳遞成本，所以電子期刊的邊際成本幾乎為零。

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