做好緊急采購的預判與預案

【美國緊急采購政策介紹系列專題報道(2)】

編者按：上一期的專題報道中，《中國政府采購報》向讀者介紹了美國《聯邦采購條例》第18章有關緊急采購的原則和程序等內容。本期，我報節選、編譯了美國聯邦政府采購政策辦公室出臺的《緊急采購指南》第一部分內容，以饗讀者。

做好緊急采購的預判與預案

——美國《緊急采購指南》第一部分

應對緊急情況行采購執行部門提前制定預案應考慮主要七項內容：

■緊急情況的類型以及不同階段的響應方式

■不同緊急情況下的采購方式、合同條件以及支付方式

■需要支援的其他機構以及與之簽訂的協議

■緊急采購款項的來源和審批

■運輸和提供服務時可能會遇到的情況以及應對辦法

■管理總則以及對采購官和供應商采購績效管理

■相關法律問題

美國總統預算管理辦公室（The Office of Management and Budget，簡稱OMB）下設聯邦政府采購政策辦公室(the Office of Federal Procurement Policy,簡稱OFPP)于2007年制定出臺了《緊急采購指南》（Emergency Acquisitions Guide），旨在有預見性地、有效、靈活應對美國緊急狀態下的政府采購工作。2011年根據美國當時情勢需要，OFPP對上述舊版本的緊急采購指南進行修改和完善。修訂后的指南并不意味著取代其他緊急采購政策。OFPP建議美國的各行政機構應對緊急情況的采購活動將該指南與美國《聯邦采購條例》一起閱讀。

修訂后的《緊急采購指南》分為三部分。其中第一部分內容為，行政機構和執行采購的部門應提前做緊急采購的預判與預案，以提高緊急采購響應能力。具體從緊急采購需要考慮的事項、緊急采購需要考慮的人力資源配置與安排、內控問題、合同中止四方面進行闡述。

制定緊急采購計劃需考慮七大事項

盡管緊急情況不可預測，但是行政機構應該對如何應對緊急情況有與之相關的規則與程序。在緊急狀態下，行政機構的采購部門如果及時響應采購需求或提前制定了采購預判與預案，可有效進行救援活動、挽救生命，減少國家財產損失。因此，美國各行政機構可根據以往不同地區、不同部門所遇過的緊急情況，確定緊急采購所需的貨物、服務或工程，從而制定緊急采購預判與預案計劃，明確緊急采購各項工作人員的職責。另外，緊急采購項目的供應商應與其他工作人員，如項目經理、物流人員或法律顧問在緊急狀態下可以緊密合作，便能最快達成共識，滿足行政機構緊急采購需求。

《緊急采購指南》建議各行政機構的采購部門制定計劃時需考慮以下七項內容：第一，緊急情況的類型以及緊急情況不同階段相關的貨物、服務或工程采購需求以及不同階段的響應方式（緊急事件最初發生時與恢復階段的響應并不相同）；第二，不同緊急情況下的采購方式、合同條件以及支付方式；第三，不同緊急情況下需要支援的其他機構，與之簽訂的相關協議時需要明確的角色和責任；第四，緊急采購款項的來源和審批；第五，緊急采購在運輸和提供服務時可能會遇到的情況，以及應對這些情況的辦法；第六，行政機構采購部門的管理總則以及對采購官和供應商采購績效管理；第七，相關法律問題。

三方面為緊急采購人員配置做預備

在緊急情況發生之前應該預見人員配置的問題，重點是對緊急采購關鍵崗位人員的培訓、訂立合同小組及時響應的能力的提升以及緊急采購良好部署等三方面內容的預備。

首先，建議日常工作中各行政機構的采購執行部門適當進行一些演練，一方面通過演練發現緊急采購預案的不足，從而修改完善預案內容；另一方面，要讓全體采購人員熟悉聯邦以及不同州、縣（教區／市鎮）公共部門的緊急采購程序，避免出現采購無序的狀況。美國聯邦緊急事務署（Federal Emergency Management Agency，簡稱FEMA）作為一個獨立的、直接向總統負責的機構，其任務是在緊急情況下，制定計劃、恢復受損場所、減輕災害損失或者防止災害發生。其下屬的緊急事態管理學院（Emergency Management Institute簡稱，EMI）為所有公民提供了全國突發事件管理系統（National Incident Management System，簡稱NIMS）和突發事件指揮系統（Incident Command System，簡稱ICS）的在線課程。對所有行政機構的采購部門、采購人員提供了緊急采購的線下課程。另外，美國政府為國防采辦工作人員所組建的大學——美國國防采辦大學（Defense Acquisition University，簡稱DAU）與國防部服務商一起合作，將美國國防部緊急采辦合同課程標準化。以確保緊急情況下訓練有素的采辦人員能夠及時準備采購合同。這項課程的主要內容包括：采辦任務支持計劃、采辦任務執行計劃、采辦任務績效評估、聯合應急合同、簡化采辦程序、電子合同等。因此，建議各行政機構的采購部門根據上述資源進行培訓和學習。

其次，建議負責緊急采購的部門應預先成立一個緊急采購合同訂立的小組，以便發生緊急情況可短時間部署采購工作。另外，行政機構采購部門應考慮提前建立基本訂購協議（Basic Odering Agreements簡稱，BOA）或一攬子采購協議（Blanket Purchase Agreements，簡稱，BPA）將預期發生的采購項目集合在一個采購協議中，與一家或多家供應商簽訂并確定所需采購項目、預計數量、價格折扣等，以便在緊急情況下借助私營部門獲得更多采購便利和支持。另外，負責緊急采購的部門還應考慮與國防合同管理局（Defence Contract Management Association，簡稱DCMA）或聯邦總務管理局(U.S. General Services Administration,簡稱GSA)合作制定緊急采購計劃、評估供應商的能力以及合同管理；與國防合同審計署(Defence Contract Audit Agency,簡稱DCAA)合作評估采購項目成本的合理性和合同的審核。

最后，建議緊急采購需要活動良好部署。美國首席采購官理事會的工作職責在于幫助采購人員規劃緊急采購事項和解決緊急采購出現的情況。理事會創建了網站為各行政機構提供有關緊急采購政策、程序、最佳實例、培訓資源等信息。不僅如此，該網站還提供了其他網站鏈接，如由衛生和公共服務部和國土安全部管理的頁面，其中有關預防大型流行性感冒的信息。另外，美國首席采購官理事會建議簽約采購合同時需要攜帶“工具包”。其中包括但不限于認股權證、筆記本電腦（具有無線功能和太陽能充電器）、帶充電器的手機或衛星電話、美國政府公務卡（包括：政府采購卡和政府旅行卡）、便利支票（編者注：便利支票用于支付不接受政府采購卡和信用卡的供應商。僅在無法使用“快速通道”時才應使用它們。便利支票只能用于購買金額不超過2500美元的商品，并且如果單筆交易或每月信用額度都被超出，將被拒絕使用。）、空白合同表格、無線通訊設備、基本辦公用品、工作徽章以及其他政府簽發的身份證件、重要聯系電話清單、受災地區以及周邊的地圖、被授權的閃存移動存儲器、廣域網訪問連接服務器、光盤、《緊急采購指南》電子副本。另外國防部編制了一份應急合同手冊《應急合同：21世紀聯合手冊》其中包含了采購合同官所需的實用信息。美國首席采購官理事會認為，盡管該手冊的內容適用于國防部采購工作，但是有關“應急采購資金和采購流程”“合同授予與管理”等內容可能對所有從事緊急采購的工作人員所有幫助，建議相關從業人員閱讀、學習。

運用緊急采購靈活性的前提是做好內控工作

行政機構的采購部門在必要時要審查所在機構的采購制度，確保應對緊急采購程序和緊急采購過程會出現的問題。采購部門負責人應提前做好準備工作，以便可以迅速了解緊急采購限額門檻可以調高的限度。首席采購官應熟悉各類采購適用的門檻以及緊急采購靈活性權利。此外，遇到緊急情況，行政機構采購部門可優先處理以下事項。

第一，加快認證流程。行政機構可為采購合同官員開辟認證事項“綠色通道”。（編者注：美國實行的是聯邦承包合同制度。即，行政機構授權任命的“采購合同官員”進行采購合同工的簽訂。行政機構對采購合同官員的授權范圍和界限有明確規定，并向所有的供應商明示。）對于這些采購合同官員，美國建立了“聯邦承包采購認證計劃”（The Federal Acquisition Certification in Contracting，簡稱FAC-C）該計劃的目的是對從事合同訂立的官員進行崗位教育、培訓。FAC-C適用于除國防部之外的所有行政機構的采購部門。FAC-C包含三級認證。擁有FAC-C認證是采購合同官員被公認為可以履行合同訂立的職能基本要求之一。盡管FAC-C的培訓要求與美國國防采辦隊伍改進法DAWIA認證的培訓要求相近，但并不完全相同。特別值得注意的是，擁有DAWIA認證的采購官員被視為等同于擁有同一認證級別的FAC-C認證標準，但是擁有FAC-C的認證資格證書的采購員并不視同于同一級別的DAWIA認證標準。

第二，靈活運行政府采購卡的限額規定。行政機構的采購部門應當對緊急采購時政府采購卡額度使用的靈活性提前有相應的政策規定。（編者注：美國聯邦政府為采購官員提供了政府采購卡從事小額采購活動。只用于“政府采購卡購物清單”所列項目，且采購金額不超過2500美元。）政府采購卡計劃的負責人，有義務對持有政府采購卡的采購執行部門人員培訓，交易限制、采購特殊情況報告等內容，以便在緊急情況下對于小額采購限額以上的情況作出靈活性安排，如適當提高每天或每月的采購限額標準。（編者注：一般而言，美國政府采購卡是專人使用；采購信息聯網，財務管理系統及時匯總，審計部門可隨時抽查；采購限額控制在單次不超過2500美元，每天不超過5000美元，每月不超過50000美元；定點采購不能隨便到定點范圍之外刷卡。）采購部門應提醒采購卡持有者，每月單次的采購限額不會因為緊急情況提高了每天或每月的采購限額標準而自動增加。

第三，應對緊急情況的合同問題，采購部門應提前做好準備。

首先是合同審查。檢查當前的采購合同審查程序，以確定如何應對緊急情況下快速應對合同審查程序；建立緊急采購合同審查靈活性和提高采購限額標準有關的業務許可要求；了解緊急采購合同審查關鍵崗位的人員以及在緊急情況下如何與他們聯系。如，發生緊急情況，首席采購官必須知道聯系哪位律師、合同簽訂官是誰以及如何聯系他們。

其次是合同文本。針對緊急采購合同文本，采購部門在需要緊急響應或部署之前應制定好緊急采購合同文本。緊急采購合同文本有助于當前的合同管理，并可為將來的緊急決策提供有用的見解。緊急采購合同文本應包含緊急情況下所需的所有必要表格和信息。這將既確保緊急采購文件規格和一般采購文件規格保持同樣的規范，又為合同訂立人員提供快速參考。在緊急環境中，正確的合同文本是必需且不容忽視的重要元素。

最后是因地制宜。采購執行部門還應考慮將緊急救濟和重建工作移交給發生緊急情況的當地公司，除非行政機構負責人以書面形式提出反對意見。

預先準備緊急采購合同終止條件

行政機構的采購部門應預先準備好在緊急采購中的合同終止條件。不論采購合同官還是采購合同技術代表是否能在現場審核。在緊急情況下，由于相關人員配置問題可能會引起緊急采購合同履行或賠償金方面出現問題，因此采購部門有必要提前對緊急情況下的采購合同終止條款或意外賠償條款作出明確規定。這樣可以快速終止采購程序減少合同終止所帶來的經濟負擔。在某些合同中，可以制定合同快速終止條款，這些條款比一般的合同終止條款的條件更簡單。

（編譯/昝妍）

本報擁有此文版權，若需轉載或復制，請注明來源于中國政府采購報，標注作者，并保持文章的完整性。否則，將追究法律責任。