聯合國《采購指南》6.1修訂版（五）

聯合國《采購指南》6.1修訂版（五）

2 采購組織

2.1 采購過程概述

2.1.1 采購的定義

聯合國項目事務署財務報告準則第1.02條將采購界定為通過從聯合國系統組織以外的任何來源購買、租用、租賃或交換而獲得財產、廠房和（或）設備、貨物、工程或服務。為進行采購而采取的行動被定義為采購活動，其包括下文第2.1.2節概述的10個步驟。

根據聯合國項目事務署業務大綱(OI)的工程合同，工程是指與基礎設施的建造、重建、 拆除、修理或翻新有關的所有活動，例如場地準備、挖掘、安裝、建造、設備或材料的安裝、 裝飾和裝修，以及與建造有關的服務，例如勘探鉆井、測繪、衛星攝影、地震調查和類似的 服務。需要注意的是，雖然采購貨物、服務和工程的大部分采購程序是相同的，應使用具體的程序、招標文件和工程合同。這些將在整個指南中適當地突出顯示。如果采購官員對是否在貨物/服務或工程中使用招標/合同模板有任何疑問，必須在開始采購之前向聯合國項目事務署總部采購組(PG)和基礎設施和項目管理小組(IPMG)提出。

可持續采購被定義為那些將要求、規范和標準整合在一起的活動，這些活動符合并有利于環境保護，支持社會進步和經濟發展，即通過尋求資源利用效率，提高產品和服務的質量，并最終優化成本。請參閱第15.2節，以了解關于可持續采購的更多詳情，包括其執行規定。在手冊中相關的地方嵌入了其他指南。

就本指南而言，除非特別提及，“采購”一詞僅限于從供應商承包的商業活動，不包括受聯合國項目事務署其他立法文書管轄的下列活動：

個體合同商的選擇與管理:《個體合同商協議》(ICA)是聯合國項目事務署的一項法律文書，用于聘用非工作人員的個人服務。請參閱由《人員和變更小組》(PCG) 管理的個體合同商協議政策和程序。注:通過本《采購指南》規定的程序與個人簽訂 合同的唯一例外是購買或租賃不動產，以及任何其他必須咨詢聯合國項目事務署總部采購組(PG)的情形;

贈款:通過贈款支持協議與受贈人簽訂的協議。受贈人通常是一個非政府、社區或基層組織，“贈款支持”是向一個組織提供資金，以直接執行項目活動。請參閱基礎設施和項目管理小組(IPMG)發布的業務大綱(OI)贈款支持和對執行伙伴的其他形式的資金支持，并在需要時咨詢綜合實踐建議和支持(IPAS)部門采購經理(PMI)， 以獲得相關建議;

跨機構協定:為執行活動向聯合國機構或從聯合國機構收到資金的安排。請參閱業務大綱(IO)對執行伙伴的贈款支持和其他形式的資金支持。

伙伴關系:指聯合國項目事務署與聯合國項目事務署項目或活動的資金來源、聯合國項目事務署項目/活動援助受援國或與聯合國項目事務署合作開展未來或正在進行的活動/項目的實體之間的安排，不包括與涉及采購活動的實體的關系。與合作伙伴的約定通常包括:框架協議、約定協議、協作協議、團隊合作或聯合提案協議等。詳情請參閱由伙伴關系和聯絡組(PLG)發布的聯合國項目事務署合作伙伴業務指南(OD) 管理和由此產生的協議。

2.1.2 采購過程概述

聯合國項目事務署的標準采購程序包括十個步驟，可分為三類:預采購、采購中和采購后。

2.2 組織單位的職責和采購過程中的關鍵角色

采購框架的業務指南(OD)確定了以下關鍵組織單位和角色:

執行首席采購官(ECPO)-總干事已將對聯合國項目事務署采購活動的全面監督權下放給執行首席采購官，執行首席采購官的職能已指定給副總干事。執行首席采購官可將部分權力進一步下放給聯合國項目事務署相關人員，以確保聯合國項目事務署采購活動的效力和效率;

采購組(PG)-接受干事的領導，對下列事項負責:闡明聯合國項目事務署采購的戰略、政策立場和創新解決辦法;使本組織的采購工作透明、負責和高效，以便執行本組織的業務戰略;建立和維護采購活動的指令、程序、過程、控制機制和支持性指導;確保負責執行聯合國項目事務署業務的單位遵守上述指令、程序和工具，實現預期成果，如果沒有，則評估原因并做出任何必要的改變;通過適當的系統和報告，使聯合國項目事務署采購活動能夠實現運作和管理監督;支持確定和發展向合作伙伴和客戶提供采購服務的機會，并確保提供服務的適當方式;加強采購從業人員的知識、技能和職業發展，包括制定內部和外部認證標準;就人員的技能、教育和經驗提供指導，為招聘和登記采購提供便利;維持在采購方面持有授權(DOA)證書的聯合國項目事務署人員名單。建立申訴機制，處理來自或針對供應商的投訴;建立供應商注冊和背景調查/盡職調查的要求;成立供應商審查委員會(VRC)秘書處，進一步執行業務大綱(OI)關于供應商制裁的規定;指定采購審核員。

采購授權-執行首席采購官應為每個業務單位指定一名或多名人員作為采購活動的負責人，并應確立負責人的權力和責任。詳情見下文第 2.5 節“采購授權”。

合同和財產委員會(CPC)-進一步參考財務條例和規則第117.01(c)條，總干事設立了總部合同和財產委員會(HQCPC)，就采購和其他活動向經濟合作伙伴提供書面意見，并授權經濟合作伙伴在區域辦事處設立當地合同和財產委員會(LCPC)， 向地區干事提供書面意見。有關合同和財產委員會(CPC)的更多詳細信息，包括審查范圍和貨幣門檻，請參閱第9章。

除此之外，以下單位和角色在執行采購過程中也很重要:綜合實踐建議和支持(IPAS)在共享服務中心(SSC)下設立該部門的目的是為其所覆蓋實體的業務提供服務，主要是為應對日常執行挑戰提供咨詢和解決辦法。該單位 還作為一種機制，確定為滿足實現需要在管理和交付實踐中可引進政策和過程改進的 領域。綜合實踐建議和支持(IPAS)部門在以下管理和交付實踐中提供支持和建議: 財務、人力資源、法律、采購、行政、項目管理和基礎設施。IPAS 采購小組與采購組(PG)在政策制訂方面密切合作，并就采購事項向聯合國項目事務署人員提供支助和咨詢;基礎設施和項目管理小組(IPMG)-負責管理項目管理和基礎設施政策，包括聯合國項目事務署工程合同制度和設計審查程序;項目經理/申請人–參見下文第2.3節“項目經理/申請人”;采購官員-參見下文第2.4節“采購官員”;采購審核員-參見下文第2.6節“采購審核員”。

2.3 項目經理/申請人

項目經理(在本指南的某些章節中也稱為申請人)是發起采購申請的人，即對貨物、工程或服務的申請。他們對管理項目資源和實現項目成果負有主要責任。在聯合國項目事務署， 所有支出都必須針對一個有效的項目。

項目經理在采購過程中的職責(其中一些可以委托給其他項目人員):編制項目采購計劃，確保擬議支出符合項目目的;起草需求定義;批準聯合國項目事務署的申請和非采購訂單付款請求;評估收到的提交文件，如果項目經理被分派到評估小組;接受供應商交付的貨物、服務或工程，并在聯合國項目事務署制作采購訂單收據;負責領導合同管理職責，包括供應商績效評估。如果在國際咨詢工程師聯合會(FIDIC)工程合同中擔任雇方代表，合同管理職責可能包括進一步的職責。

聯合國項目事務署所有項目經理必須在規定的完成時間內完成聯合國項目事務署采購培訓戰略中為這一角色設計的必修課程。

（未完待續，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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