聯合國《采購指南》6.1修訂版（十一）

聯合國《采購指南》6.1修訂版（十一）

4.3.4 工程的需求定義

對工程來說，需求定義是至關重要的，以確保采購過程和產品的交付符合適當的質量標準，以及其他要求，如成本、時間、健康和安全、環境和社會。

需求將在聯合國項目事務署專門為產品采購而制定的投標文件附表中確定。這些需求包括聯合國項目事務署建議投標人在被選定時簽訂的合同，而且必須為每一項投標仔細挑選和準備合同(見下文)。一旦投標人完成招標文件中規定的必要信息和招標過程，這些附表中所載的信息將成為聯合國項目事務署與選定投標人之間簽署的合同的一部分。指南說明包括在可回收的時間表上指示投標人及其出價必須提交哪些信息。每一個項目都必須修改這些說 明，以確保所要求的信息符合項目的技術和商業要求。

還必須特別注意下列技術文件(在下文各節詳細說明):

a)設計參考條款(TOR)、監理及其他技術顧問服務;

b)設計文件;

c)雇方對設計和建造施工合同的要求。

聯合國項目事務署交付的所有基礎設施項目應該特別關注國家能力建設和可持續發展，為國家的能力設計、基礎設施的建設和維護做出貢獻并且權衡社會、環境和經濟因素，使其符合聯合國項目事務署的授權、愿景和高層次目標。為此，聯合國項目事務署考慮了一些具體要求，以便在采購過程之前提供具有設計審查合格證書的設計，并為我們的客戶和伙伴提供具有附加價值的聯合國項目事務署基礎設施工程。例如，建筑設計規劃手冊包括以下內容:場地(影響、調查、獲取等);基礎材料選擇;結構;消防安全;出入通道(為失能者考慮);健康和舒適;服務和設備;安全性;綠色技術;氣候變化和減少災害風險。

4.3.4.1 工程參考條款(TOR)設計及其他技術顧問服務

工程設計、監理和其他技術咨詢服務非常專業化，必須遵循IMPG 制定的標準。在為工程采購設計和其他技術咨詢服務時，必須將遵守這些標準作為一項強制性要求。

例如，當采購一棟建筑的設計服務，聯合國項目事務署必須告知招募的潛在設計師:設計必須遵守聯合國項目事務署的建筑設計規劃手冊且手冊作為招標文件的一部分必須提供給潛在的設計師。

請注意，在采購設計服務時，此類服務的提供不得視為在提供設計和開始施工階段后完成。由于在施工階段可能會影響設計的變更，設計服務必須在該階段保持可用。這必須反映在聯合國項目事務署與選定設計師之間的合同中。

4.3.4.2 工程設計文檔

采購工程時，設計文件為此類工程提供了必要的背景和詳細信息。設計文件描述了工程范圍，包括實施工程所需的所有要求和信息，如技術要求、圖紙和工程量清單。

為確保遵循聯合國項目事務署項目設計的必要標準，必須在開始投標程序之前，根據聯合國項目事務署適用的設計規劃手冊，對所有基礎設施設計和技術規范的設計風險進行審查和評估。IPMG已根據 AI.IPMG.2016.01頒發設計審查合規證書。為啟動采購流程，負責項目的項目經理應將本證書(簽字并注明日期)連同基礎設施工程的設計文件一起提供給采購官員。

4.3.4.3 雇方對設計和建造施工合同的要求

對設計和建造施工合同的情形，工程的設計還不存在，而采購過程的目的是提供工程的設計和施工。因此，期望承包商提供工程設計，并隨后實施工程施工。

在這種情況下，進行投標之前，必須有一套準備充分的雇方要求。編制用人單位的要求是一項技術性工作，與標準規范有很大不同，不應低估。與采購設計服務一樣，投標文件中必須說明遵守聯合國項目事務署適用的設計規劃手冊，并向投標人提供手冊副本。在投標進行設計和建造服務之前，雇方的要求也應經過審查程序。

由于設計和建造方法的復雜性，在決定購買設計和建造服務之前，必須先從 IPMG 獲得批準。

4.4 請購單

請購單是內部用戶或客戶為完成或采購貨物、服務或工程而提出的書面或計算機化申請單。

建議通過聯合國項目事務署企業資源規劃系統的核準申請啟動所有采購活動，對于價值等于或高于5000美元的采購活動，這是強制性要求，但以下情況除外:

(a)根據緊急采購程序進行采購;

(b)根據長期協議(LTA)或一攬子采購協議(BPA)發出的框架采購訂單；

(c)合同修訂;

(d)在聯合國項目事務署未簽署合同的咨詢服務項目下進行的采購。任何其他不使用聯合國項目事務署請購單的例外情況都必須由采購組(PG)總干事批準。

請購單至少應包括以下內容:

a)對所尋求的貨物、工程或服務的詳細說明;

b)UNPSC 類別代碼(選擇代碼對確保數據質量和報告至關重要);

c)確認所要求采購的資金可用性，并參照與客戶簽訂的項目協議(或聯合國項目事務署內部采購的行政預算)說明采購的理由;

d)如果是與施工工程有關的請購，則應根據第 10.1 節的規定包括一筆意外資金;

e)擬采購的數量;

f)所需交付日期或啟動/完成日期;

g)交付地點或擬進行工程/服務的地點;

h)預估價格;

i)任何其他信息(例如:標準化，首選的裝運方法)。

4.5 標準化

當最近從供應商或承包商購買相同的貨物、設備、技術或工程時，標準化是可接受的，并且確定必須獲得一定數量的附加供應品，或者需要與現有的貨物、設備、技術或工程兼容。此類情況必須根據第 6.8.1 節“例外情況”中的規定進一步證明。

5 采購尋源

5.1 供應商采購尋源

采購尋源是確定能夠為聯合國項目事務署提供所需貨物、服務或工作的適當供應商的過程。采購尋源還提供有關產品和規范的有價值信息，并用于確定適當的招標方法和競爭類型 (見第 6.3 節“招標方法”)。

從可持續性的角度來看，采購尋源流程至關重要，因為其有助于確定以下供應商:

i. 將更好地提供采購過程的可持續性;

ii. 更好地管理自身供應鏈中的可持續性影響。

采購尋源主要采用兩種方法，如下所述: a)市場調查，包括通過內部和外部渠道進行的市場調查; b)通過公開競爭招標或通過采購方法(信息邀請書(RFI)、意向書(EOI)、資格預審)發布商機廣告。

5.2 市場調查

市場調查是收集和分析有關工業部門能力和總體市場供應的信息的過程。它有助于確定貨物、服務、工程和供應商;協助制定技術規范、工程參考款(TOR)、工作說明(SOW)、 設計文件、雇主對設計和建造的要求以及工程咨詢服務的工程參考條款;并允許收集有關可用技術的產品和定價信息。市場調查是尋求滿足組織需求的一項基本工作是任何成功的采購過程的第一步，特別是對以前沒有采購過的貨物、服務或工程。

市場調查可以通過外部和（或）內部渠道進行。它不應僅僅依賴這些來源中的任何一個;在決定招標方法和競爭類型之前，必須結合使用幾個來源。市場調查的結果，即確定的合適供應商名單，必須記錄在采購案例文件中。

（未完待續，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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