聯合國《采購指南》6.1修訂版（五十）

聯合國《采購指南》6.1修訂版（五十）

13.7 合同的完成

所謂合同的完成包括：第一，采購官員確認承包商是否已履行所有義務或確定供應商的剩余義務有哪些以及距離最終完成需要的時間。第二，結算最終支付款。第三，承包商對合同執行情況進行評估。第四，承包商確認行政收尾工作。

在確定合同完成階段，采購官員必須核實以下活動：第一，所需的所有產品和（或）服務均已提供給采購方。第二，合同中的所有合同項目均已完成并通過驗收。第三，合同中沒有未決的索賠或調查事項。第四，合同中與實際采購中所涉及的不相符合情況已解決。第五，合同執行中與價格修改和變更相關事項均已完成。第六，所有未決的分包問題均已解決。第七，合同中所涉及部分或全部終止活動已完成。第八，已經確定所有保修文件的原件（內容包括：保修截至日期、保修責任、保修應遵循的程序）。第九，合同審計已經完成。第十，最終發票已提交并支付。

聯合國項目事務署的工程類采購合同包含合同完成以及收尾的具體程序：第一，承包商通知工程或部分工程已達到基本完工階段。第二，采購官員簽發接收證書，確定工程或工程相關部分基本完工的日期。或明確指出工程或工程相關部分距離實際完工存在缺陷或不足。第三，由聯合國項目事務署接管工程。第四，聯合國項目事務署發布缺陷通知和整改說明。第五，業主代表向承包商簽發最終完工證書。

值得說明的是，在業主代表向承包商簽發最終完工證書之前，不應認為承包商的義務已完成。因為，最終完工證書中將確認缺陷通知期內所有已確定的缺陷已經全部解決。

13.8 財產處理

關于財產處理的詳細說明，參考OI固定和無形資產管理。

13.9 文件維護

采購官員必須為每一采購項目制定采購文件。采購文件除了要記錄采購流程信息，還要包含管理合同所需的所有信息。合同的任何澄清或變更信息都必須完整記錄在采購文件中。

根據透明和問責采購原則，同時，為了便于對聯合國項目事務署業務進行內部和外部審計，采購流程中的每一步都應記錄在案并存檔。采購文件應被視為機密文件，只有在“OI信息披露”和本“采購手冊”中規定的情況下（例如：依據第6.6.2條的招標通知、依據第10.2.1條的合同授予），或者在溝通負責人和總法律顧問批準的情況下，才能公開或向第三方披露。

使用電子采購系統開展采購活動時，采購系統中的招標文件、開標報告、接收標書、評標文件、評標澄清文件、授標批準等，不需要再保存在其他電子或物理歸檔系統中。

聯合國項目事務署每一業務部門應建立一個標準檔案系統以及一個能夠跟蹤文件的編號系統，以便進行審計跟蹤以及采購活動的管理。此外，還應建立采購流程文件記錄的合理例行程序。確保文件記錄符合OI文件保留規定，是進行采購的業務部門的主管、經理、負責人的責任。

采購文件的歸檔必須根據采購流程中涉及的各采購步驟進行。這些步驟可能因所遵循的采購程序而異。對于工程類項目合同，除了采購歸檔要求之外，現場文件記錄也必不可少。因此，歸檔系統，不僅要對所有信件、圖紙、質控、測量、付款、變更、指示、會議記錄、照片、報告、承包商提交文件、計劃等進行歸檔，還要對文件進行系統的備份，以確保信息不會丟失。

采購官員必須在采購活動最后一筆交易完成后，將采購文件保存七年。對于長期協議（LTA），在整個長期協議期間，為合同及其所有相關文件（包括修訂、延期、修改、發送給供應商或供應商發出的公函、關鍵績效指標報告、支出報告等）進行單獨保留。

通常情況下，采購文件包括以下相關信息：第一，請購單。第二，要求定義（說明、通信、與申購人的溝通、使用品牌名稱的理由等）。第三，采購信息，包括采購方式、競爭類型的合理性。第四，候選名單。第五，招標文件以及附件。招標文件包含，任務大綱、工程說明書、設計文件、工程進度表、簽發證明。第六，招標文件的修訂和其他澄清信息。第七，PA所指定的開標小組和技術評標小組名單。第八，標書接收報告副本。第九，開標報告。第十，收到的所有報價書（技術、商務符合的和不符合的）。第十一，從供應商處收到的任何投標保函的副本。第十二，評標報告。第十三，澄清記錄（若有）以及與供應商相關的通信信息。第十四，授標請求或提交給合同和財產委員會的投標文件。第十五，合同和財產委員會總部（HQCPC）或地方合同和財產委員會（LCPC）的會議紀要以及行政首席采購官（ECPO）或區域總監（RD）的決定。第十六，原始合同或采購訂單。第十七，從供應商處收到的任何預付款保函或履約保函的副本。第十八，投標抗議書。第十九，與承包商之間關于采購流程和合同管理的通信記錄（如電子郵件、會議紀要、電話）。第二十，會議、電話等記錄。第二十一，合同（采購訂單）的修訂信息。第二十二，關于索賠、變更和修訂的書面決定。第二十三，合同中規定的所需保險憑證和擔保的副本。第二十四，合同中規定的任何所需進度報告或其他交付進度證明。第二十五，收貨證明。第二十六，驗收和檢查報告。第二十七，申購人（最終用戶）的驗收報告。第二十八，工程接收證書。第二十九，工程最終完工證書。第三十，保險索賠單據。第三十一，付款證明。第三十二，供應商績效評估表。

14 合作

聯合國項目事務署FRR118.02“采購模式”提供了以下兩種合作可能性。

第一，與聯合國系統組織合作。行政首席采購官或授權人員可與聯合國系統的其他組織合作，以滿足聯合國項目事務署的采購需求。行政首席采購官或授權人員可酌情簽訂協議。此類合作包括聯合開展共同采購活動，或聯合國項目事務署根據另一個聯合國系統組織的采購決定簽訂合同，或要求另一個聯合國系統組織代表聯合國項目事務署開展采購活動。第二，與聯合國系統以外的政府和組織合作。行政首席采購官或經授權人員可就采購活動與聯合國系統組織以外的客戶合作并簽訂協議。

14.1 與聯合國實體合作

“一體行動”和聯合國的其他改革倡議帶來了采購方面的一體化成就。管理問題高級別委員會采購網絡（HLCM-PN）認可了促進合作采購的具體指導，包括在聯合國各機構之間建立和共享長期協議。這種“一體化行動”的目標包括但不限于通過總量來撬動市場價格，以量換價，降低貨物、服務成本，同時降低管理和整個交易成本。

為了促進聯合國各實體之間的進一步合作并支持聯合國倡議，總監、PG或PA可決定與聯合國系統的其他組織、機構或計劃的合作是否適合滿足聯合國項目事務署的采購需求，前提是任何相關費用被認為是所提供服務的合理費用。合作可能被視為特別適合獲得批量定價或提升運營效率。聯合采購活動，聯合國項目事務署要么會依賴另一個聯合國實體作出采購決定，要么需要請求另一個聯合國實體代表聯合國項目事務署開展采購活動，又或需要從另一個聯合國實體采購貨物、工程或服務。

14.1.1 聯合招標

聯合國項目事務署可根據一個或相關系列計劃采購行動的預估總價值，選擇與一個或多個聯合國實體開展聯合采購活動。通常根據該聯合國實體的采購規則和條例，各合作組織將選擇一個組織領導采購過程。

合作采購的聯合國實體將共同商定招標文件和評標標準，并將共同評估提交的報價書。招標文件應明確規定實現采購的預期合同形式。聯合招標僅遵循牽頭的聯合國實體的審查要求，除非適用的評標標準或最終授標與牽頭的聯合國實體不同。若聯合國項目事務署是牽頭的聯合國實體，則可規定其他參與的聯合國實體在負責審查采購活動的相關采購委員會中設有代表。（未完待續，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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