聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版（五十）

聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版（五十）

13.7 合同的完成

所謂合同的完成包括：第一，采購官員確認(rèn)承包商是否已履行所有義務(wù)或確定供應(yīng)商的剩余義務(wù)有哪些以及距離最終完成需要的時(shí)間。第二，結(jié)算最終支付款。第三，承包商對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估。第四，承包商確認(rèn)行政收尾工作。

在確定合同完成階段，采購官員必須核實(shí)以下活動(dòng)：第一，所需的所有產(chǎn)品和（或）服務(wù)均已提供給采購方。第二，合同中的所有合同項(xiàng)目均已完成并通過驗(yàn)收。第三，合同中沒有未決的索賠或調(diào)查事項(xiàng)。第四，合同中與實(shí)際采購中所涉及的不相符合情況已解決。第五，合同執(zhí)行中與價(jià)格修改和變更相關(guān)事項(xiàng)均已完成。第六，所有未決的分包問題均已解決。第七，合同中所涉及部分或全部終止活動(dòng)已完成。第八，已經(jīng)確定所有保修文件的原件（內(nèi)容包括：保修截至日期、保修責(zé)任、保修應(yīng)遵循的程序）。第九，合同審計(jì)已經(jīng)完成。第十，最終發(fā)票已提交并支付。

聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署的工程類采購合同包含合同完成以及收尾的具體程序：第一，承包商通知工程或部分工程已達(dá)到基本完工階段。第二，采購官員簽發(fā)接收證書，確定工程或工程相關(guān)部分基本完工的日期。或明確指出工程或工程相關(guān)部分距離實(shí)際完工存在缺陷或不足。第三，由聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署接管工程。第四，聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署發(fā)布缺陷通知和整改說明。第五，業(yè)主代表向承包商簽發(fā)最終完工證書。

值得說明的是，在業(yè)主代表向承包商簽發(fā)最終完工證書之前，不應(yīng)認(rèn)為承包商的義務(wù)已完成。因?yàn)椋罱K完工證書中將確認(rèn)缺陷通知期內(nèi)所有已確定的缺陷已經(jīng)全部解決。

13.8 財(cái)產(chǎn)處理

關(guān)于財(cái)產(chǎn)處理的詳細(xì)說明，參考OI固定和無形資產(chǎn)管理。

13.9 文件維護(hù)

采購官員必須為每一采購項(xiàng)目制定采購文件。采購文件除了要記錄采購流程信息，還要包含管理合同所需的所有信息。合同的任何澄清或變更信息都必須完整記錄在采購文件中。

根據(jù)透明和問責(zé)采購原則，同時(shí)，為了便于對(duì)聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部和外部審計(jì)，采購流程中的每一步都應(yīng)記錄在案并存檔。采購文件應(yīng)被視為機(jī)密文件，只有在“OI信息披露”和本“采購手冊(cè)”中規(guī)定的情況下（例如：依據(jù)第6.6.2條的招標(biāo)通知、依據(jù)第10.2.1條的合同授予），或者在溝通負(fù)責(zé)人和總法律顧問批準(zhǔn)的情況下，才能公開或向第三方披露。

使用電子采購系統(tǒng)開展采購活動(dòng)時(shí)，采購系統(tǒng)中的招標(biāo)文件、開標(biāo)報(bào)告、接收標(biāo)書、評(píng)標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)澄清文件、授標(biāo)批準(zhǔn)等，不需要再保存在其他電子或物理歸檔系統(tǒng)中。

聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署每一業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)檔案系統(tǒng)以及一個(gè)能夠跟蹤文件的編號(hào)系統(tǒng)，以便進(jìn)行審計(jì)跟蹤以及采購活動(dòng)的管理。此外，還應(yīng)建立采購流程文件記錄的合理例行程序。確保文件記錄符合OI文件保留規(guī)定，是進(jìn)行采購的業(yè)務(wù)部門的主管、經(jīng)理、負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

采購文件的歸檔必須根據(jù)采購流程中涉及的各采購步驟進(jìn)行。這些步驟可能因所遵循的采購程序而異。對(duì)于工程類項(xiàng)目合同，除了采購歸檔要求之外，現(xiàn)場(chǎng)文件記錄也必不可少。因此，歸檔系統(tǒng)，不僅要對(duì)所有信件、圖紙、質(zhì)控、測(cè)量、付款、變更、指示、會(huì)議記錄、照片、報(bào)告、承包商提交文件、計(jì)劃等進(jìn)行歸檔，還要對(duì)文件進(jìn)行系統(tǒng)的備份，以確保信息不會(huì)丟失。

采購官員必須在采購活動(dòng)最后一筆交易完成后，將采購文件保存七年。對(duì)于長(zhǎng)期協(xié)議（LTA），在整個(gè)長(zhǎng)期協(xié)議期間，為合同及其所有相關(guān)文件（包括修訂、延期、修改、發(fā)送給供應(yīng)商或供應(yīng)商發(fā)出的公函、關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)報(bào)告、支出報(bào)告等）進(jìn)行單獨(dú)保留。

通常情況下，采購文件包括以下相關(guān)信息：第一，請(qǐng)購單。第二，要求定義（說明、通信、與申購人的溝通、使用品牌名稱的理由等）。第三，采購信息，包括采購方式、競(jìng)爭(zhēng)類型的合理性。第四，候選名單。第五，招標(biāo)文件以及附件。招標(biāo)文件包含，任務(wù)大綱、工程說明書、設(shè)計(jì)文件、工程進(jìn)度表、簽發(fā)證明。第六，招標(biāo)文件的修訂和其他澄清信息。第七，PA所指定的開標(biāo)小組和技術(shù)評(píng)標(biāo)小組名單。第八，標(biāo)書接收?qǐng)?bào)告副本。第九，開標(biāo)報(bào)告。第十，收到的所有報(bào)價(jià)書（技術(shù)、商務(wù)符合的和不符合的）。第十一，從供應(yīng)商處收到的任何投標(biāo)保函的副本。第十二，評(píng)標(biāo)報(bào)告。第十三，澄清記錄（若有）以及與供應(yīng)商相關(guān)的通信信息。第十四，授標(biāo)請(qǐng)求或提交給合同和財(cái)產(chǎn)委員會(huì)的投標(biāo)文件。第十五，合同和財(cái)產(chǎn)委員會(huì)總部（HQCPC）或地方合同和財(cái)產(chǎn)委員會(huì)（LCPC）的會(huì)議紀(jì)要以及行政首席采購官（ECPO）或區(qū)域總監(jiān)（RD）的決定。第十六，原始合同或采購訂單。第十七，從供應(yīng)商處收到的任何預(yù)付款保函或履約保函的副本。第十八，投標(biāo)抗議書。第十九，與承包商之間關(guān)于采購流程和合同管理的通信記錄（如電子郵件、會(huì)議紀(jì)要、電話）。第二十，會(huì)議、電話等記錄。第二十一，合同（采購訂單）的修訂信息。第二十二，關(guān)于索賠、變更和修訂的書面決定。第二十三，合同中規(guī)定的所需保險(xiǎn)憑證和擔(dān)保的副本。第二十四，合同中規(guī)定的任何所需進(jìn)度報(bào)告或其他交付進(jìn)度證明。第二十五，收貨證明。第二十六，驗(yàn)收和檢查報(bào)告。第二十七，申購人（最終用戶）的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。第二十八，工程接收證書。第二十九，工程最終完工證書。第三十，保險(xiǎn)索賠單據(jù)。第三十一，付款證明。第三十二，供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表。

14 合作

聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署FRR118.02“采購模式”提供了以下兩種合作可能性。

第一，與聯(lián)合國系統(tǒng)組織合作。行政首席采購官或授權(quán)人員可與聯(lián)合國系統(tǒng)的其他組織合作，以滿足聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署的采購需求。行政首席采購官或授權(quán)人員可酌情簽訂協(xié)議。此類合作包括聯(lián)合開展共同采購活動(dòng)，或聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署根據(jù)另一個(gè)聯(lián)合國系統(tǒng)組織的采購決定簽訂合同，或要求另一個(gè)聯(lián)合國系統(tǒng)組織代表聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署開展采購活動(dòng)。第二，與聯(lián)合國系統(tǒng)以外的政府和組織合作。行政首席采購官或經(jīng)授權(quán)人員可就采購活動(dòng)與聯(lián)合國系統(tǒng)組織以外的客戶合作并簽訂協(xié)議。

14.1 與聯(lián)合國實(shí)體合作

“一體行動(dòng)”和聯(lián)合國的其他改革倡議帶來了采購方面的一體化成就。管理問題高級(jí)別委員會(huì)采購網(wǎng)絡(luò)（HLCM-PN）認(rèn)可了促進(jìn)合作采購的具體指導(dǎo)，包括在聯(lián)合國各機(jī)構(gòu)之間建立和共享長(zhǎng)期協(xié)議。這種“一體化行動(dòng)”的目標(biāo)包括但不限于通過總量來撬動(dòng)市場(chǎng)價(jià)格，以量換價(jià)，降低貨物、服務(wù)成本，同時(shí)降低管理和整個(gè)交易成本。

為了促進(jìn)聯(lián)合國各實(shí)體之間的進(jìn)一步合作并支持聯(lián)合國倡議，總監(jiān)、PG或PA可決定與聯(lián)合國系統(tǒng)的其他組織、機(jī)構(gòu)或計(jì)劃的合作是否適合滿足聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署的采購需求，前提是任何相關(guān)費(fèi)用被認(rèn)為是所提供服務(wù)的合理費(fèi)用。合作可能被視為特別適合獲得批量定價(jià)或提升運(yùn)營效率。聯(lián)合采購活動(dòng)，聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署要么會(huì)依賴另一個(gè)聯(lián)合國實(shí)體作出采購決定，要么需要請(qǐng)求另一個(gè)聯(lián)合國實(shí)體代表聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署開展采購活動(dòng)，又或需要從另一個(gè)聯(lián)合國實(shí)體采購貨物、工程或服務(wù)。

14.1.1 聯(lián)合招標(biāo)

聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署可根據(jù)一個(gè)或相關(guān)系列計(jì)劃采購行動(dòng)的預(yù)估總價(jià)值，選擇與一個(gè)或多個(gè)聯(lián)合國實(shí)體開展聯(lián)合采購活動(dòng)。通常根據(jù)該聯(lián)合國實(shí)體的采購規(guī)則和條例，各合作組織將選擇一個(gè)組織領(lǐng)導(dǎo)采購過程。

合作采購的聯(lián)合國實(shí)體將共同商定招標(biāo)文件和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，并將共同評(píng)估提交的報(bào)價(jià)書。招標(biāo)文件應(yīng)明確規(guī)定實(shí)現(xiàn)采購的預(yù)期合同形式。聯(lián)合招標(biāo)僅遵循牽頭的聯(lián)合國實(shí)體的審查要求，除非適用的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或最終授標(biāo)與牽頭的聯(lián)合國實(shí)體不同。若聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署是牽頭的聯(lián)合國實(shí)體，則可規(guī)定其他參與的聯(lián)合國實(shí)體在負(fù)責(zé)審查采購活動(dòng)的相關(guān)采購委員會(huì)中設(shè)有代表。（未完待續(xù)，本文由財(cái)政部國庫司翻譯整理）

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