聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版（五十五）

聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版（五十五）

15.4 緊急采購程序

聯(lián)合國項目事務(wù)署的所有采購項目都必須按照財務(wù)報告、財務(wù)細則、相關(guān)法律以及聯(lián)合國《采購指南》進行，包括緊急采購項目。

聯(lián)合國項目事務(wù)署允許緊急采購使用簡化的采購流程，目的是為了不違背聯(lián)合國項目事務(wù)署采購原則的前提下，在緊急情況時可做出迅速反應。對于聯(lián)合國項目事務(wù)署而言，啟動緊急采購程序的情況僅限于本條第15.4條所規(guī)定的情況。此外，聯(lián)合國項目事務(wù)署如需啟動緊急采購程序，須事先獲得行政首席采購官的批準。

15.4.1 緊急情況的定義

緊急情況定義為，有明確證據(jù)表明發(fā)生了一個或一系列事件，對人類生命或生計構(gòu)成威脅，并且此事件或一系列事件對人類生活造成大規(guī)模擾亂。

一個事件或一系列事件可包括以下任一項：第一，地震、洪水、蝗災等突發(fā)性災害和類似不可預見的災害。難民涌入、國內(nèi)人口流離失所或給其他受影響人口帶來痛苦的人為緊急情況。第二，因干旱、農(nóng)作物歉收、蟲害和疾病等導致的部分人類或弱勢群體的基本需求滿足能力受到損害的情況。第三，因突發(fā)經(jīng)濟沖擊、市場失靈或經(jīng)濟崩潰等原因?qū)е虏糠秩祟惢蛉鮿萑后w基本需求滿足能力受到損害的情況。第四，受影響國家、政府、聯(lián)合國組織機構(gòu)負責人請求，需要聯(lián)合國項目事務(wù)署予以支持的復雜情況。第五，在維護和平、發(fā)展、人道主義戰(zhàn)略背景下，當聯(lián)合國項目事務(wù)署管理層經(jīng)過實地判斷后，認為必須通過迅速采取行動迫切降低某一風險時。這一風險通常與政治建設(shè)相關(guān)。通常發(fā)生如此情況時，無法通過采用常規(guī)采購程序滿足緊急需要。啟動緊急采購程序時，必須有相關(guān)區(qū)域采購負責人在與對應的職能負責人、聯(lián)合國國家工作隊（視情況而定）協(xié)商后簽發(fā)支持性聲明。第六，行政首席采購官認為屬于真正緊急情況的其他事件。

15.4.2 批準使用緊急采購程序

行政首席執(zhí)行官判定能夠合理采用緊急采購程序的緊急情況。除非行政首席執(zhí)行官批準使用緊急采購程序，否則必須使用標準采購程序。使用緊急采購程序的申請必須以標準格式提交給行政首席執(zhí)行官，其中應當說明使用緊急采購程序的理由，緊急采購需求，預估的緊急采購采購規(guī)模、采購金額等。

批準采用緊急采購程序有一定時間限制，緊急采購招標流程必須在緊急采購程序所規(guī)定的期限內(nèi)啟動，但緊急采購合同授予可以在緊急采購程序所規(guī)定的期限外進行。聯(lián)合國項目事務(wù)署有義務(wù)監(jiān)測緊急采購程序，并記錄相關(guān)情況，定期進行審計。

15.4.3 應急采購戰(zhàn)略規(guī)劃

緊急情況通常是由不可預見的事件所引起的。盡管緊急采購程序不易事先預測，但為了確保做好開展緊急采購的準備，聯(lián)合國項目事務(wù)署將緊急采購規(guī)劃作為采購規(guī)劃的重要組成部分。以下所列舉的活動是聯(lián)合國項目事務(wù)署采取的主動措施：第一，預先確定和登記緊急采購中經(jīng)常所需產(chǎn)品或服務(wù)適合的供應商（提前與有關(guān)供應商進行溝通，保證其在短時間內(nèi)響應緊急采購需求）。第二，確定緊急情況下所需的產(chǎn)品和服務(wù)。第三，為緊急情況中通常所需的貨物、服務(wù)或工程制定標準規(guī)范、任務(wù)大綱、工作說明書。第四，與緊急情況中通常所需的供應商訂立長期采購框架協(xié)議。第五，向聯(lián)合國其他組織確定有關(guān)的緊急采購長期框架協(xié)議。為了使緊急采購的戰(zhàn)略規(guī)劃具有相關(guān)性，參與緊急情況的聯(lián)合國項目事務(wù)署采購官員在每次緊急采購后務(wù)必提供相關(guān)資料和經(jīng)驗教訓。

15.4.3.1 緊急應變小組

在所有緊急情況下，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應率先與采購組聯(lián)絡(luò)，組成緊急應變小組，確保早期信息交流溝通順暢以及主動采取積極措施。

15.4.4 緊急采購程序

在緊急采購期間，采購官員可以更改本條所述的采購程序。

當面臨緊急采購活動時，采購官員應當：第一，進行逆向采購規(guī)劃，即從貨物交付之時開始規(guī)劃采購活動，以確定每個采購步驟所需的最長時間（招標、評標、授標、合同簽發(fā)等）。第二，提前主動確定評標團隊組成人員。第三，向參與緊急采購的相關(guān)者發(fā)出緊急通知，以便其能快速做出反應。例如，合同和財產(chǎn)委員會總部主席、行政首席采購官等。與非緊急情況下適用的常規(guī)采購程序相比，緊急采購程序正式性稍顯不足，但靈活性更大。即經(jīng)行政首席采購官自行決定后，可直接向業(yè)務(wù)部門發(fā)出書面指示。

15.4.4.1 資金的可用性

一般情況下，聯(lián)合國項目事務(wù)署在獲得采購資金之前不會進行招標，避免將聯(lián)合國項目事務(wù)署的資源投向未經(jīng)確認的承諾，保護聯(lián)合國項目事務(wù)署在供應商中的聲譽。但緊急情況下，聯(lián)合國項目事務(wù)署在獲得采購資金之前可以啟動招標程序，同時，必須闡述啟動這一流程的合理理由。

15.4.4.2 需求評估和要求定義

聯(lián)合國項目事務(wù)署緊急采購產(chǎn)品時，應對產(chǎn)品的功能、性能要求、采購目標、采購預期結(jié)果進行評估。應盡可能遵循聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版第4.3條中規(guī)定的程序。然而，由于緊急采購往往時間緊迫，所以在緊急情況下確定需求時可無需正式化，但至少應考慮以下四點內(nèi)容。第一，通常來說，為避免限制競爭，采購需求描述中通常不允許指定或出現(xiàn)品牌名稱。但緊急采購中，如果為了有助于闡述所需緊急采購的產(chǎn)品的詳細情況，可在緊急采購的需求中出現(xiàn)品牌名稱，但必須添加“或同等類型產(chǎn)品”等字樣。這是因為，在緊急采購中，若指定采購特定品牌，會存在延遲交貨，但其他品牌可隨時供貨等情形。第二，緊急采購中可以聯(lián)合國項目事務(wù)署事先制定的產(chǎn)品說明、標準規(guī)范、任務(wù)大綱為基礎(chǔ)，再確定更為明確的采購需求。第三，現(xiàn)有的長期采購框架協(xié)議可以為緊急采購提供相關(guān)借鑒，因此有必要不定時檢查長期采購框架協(xié)議是否符合當前的需要。如果協(xié)議存在于緊急采購清單中，且協(xié)議可以充分滿足庫存可用性和交貨時間，則應該依據(jù)現(xiàn)有協(xié)議下達緊急采購訂單。第四，緊急采購中應先考慮購買現(xiàn)貨，雖然這通常對于既定需求而言，成本較高。

15.4.4.3 采購

緊急采購程序下沒有關(guān)于采購的具體要求，但建議優(yōu)先考慮曾在緊急情況下為聯(lián)合國系統(tǒng)有過供貨經(jīng)驗的供應商，以減少交貨期和合同失敗的風險。比如，如果可行，緊急采購既可使用現(xiàn)有的長期采購框架協(xié)議（包括其他聯(lián)合國實體的長期協(xié)議），也可以考慮使用現(xiàn)有緊急采購名冊上的供應商或其他供應商清單。此外，緊急情況下，也可以采購二手設(shè)備，從其他采購活動中調(diào)撥貨物，從聯(lián)合國其他組織借用貨物等。對于采用報價請求招標方式進行的采購活動，沒有編制供應商名單的具體要求。但為了滿足基本的審計要求，采購文件必須簡要說明選擇中標供應商的原因。

如果聯(lián)合國項目事務(wù)署認為，緊急采購中加快貨物、服務(wù)或工程的交付只能通過將合同授予那些受到聯(lián)合國制裁的供應商來實現(xiàn)，則必須在獲得采購組負責人批準的情況下，由行政首席采購官具體審批豁免受制裁的供應商。批準申請必須包含適當?shù)睦碛梢约氨Ｕ洗胧┑恼f明。豁免流程有助于減輕聯(lián)合國項目事務(wù)署因使用受制裁供應商而面臨的聲譽損失和其他風險。

（未完待續(xù)，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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