檔案當用好

【來自實踐】

檔案當用好

■ 汪杰

公共資源交易發展至今，交易檔案的調閱使用工作備受關注。檔案管理主要分為收集、立卷、歸檔、保管、使用和銷毀。據筆者了解，全國各地的公共資源交易部門對檔案管理規定有著不同的標準，多數省份尚未實現全省統一規范管理。從宏觀上看，各個地方的檔案管理制度，在收集、立卷、歸檔、保管、使用和銷毀方面大同小異，唯有在檔案使用工作中尚有不同之處。為此，筆者淺談幾點在檔案使用工作上的思考。

按照建設公共資源交易全國統一大市場思維，讓數據多跑路，讓服務對象少跑腿的服務宗旨，公共資源交易部門在檔案使用服務工作上還有可以再優化、再提升、再高效的空間。例如，當前不少公共資源交易部門在提供檔案調閱使用服務中還是以調檔服務對象需要到交易項目檔案保管單位現場調閱，而這種傳統的調檔方式無疑會讓調檔服務對象增加差旅等成本，未能發揮出檔案信息資源優越性。為滿足調檔服務對象對交易項目檔案的調閱使用需求，最大程度地減少調檔使用成本，提高效率，優化服務。具體可以在以下兩個方面著手：

第一，各地公共資源交易部門應當在建設完成公共資源交易電子檔案管理系統的前提下，開展跨區域互調檔案試點，實施遠程線上調檔。如，A、B兩市公共資源交易部門相互認可對方調檔使用服務規定后，A、B兩市共同簽訂跨區域異地調檔合作協議，任何一方需要調閱使用合作方的交易項目檔案時，在調檔材料齊全的情況下，檔案保管單位可以對其開放和授權電子檔案系統功能的權限，允許其異地線上查閱、下載使用需要調閱的交易項目檔案資料。

舉個例子，A市法院需要調閱使用某公司在B市參加招標投標活動的交易資料時，可以到本市公共資源交易部門提出調檔申請，提供調檔所需的相關材料，經A市公共資源交易部門核實認可后，A市公共資源交易部門負責接收保存A市法院提交的相關紙質調檔材料，并負責與B市公共資源交易部門取得聯系，在B市公共資源交易電子檔案管理系統中將接收到的A市法院提交的相關調檔材料進行數字化掃描上傳，按流程為A市法院辦理檔案調閱使用工作。

公共資源交易電子檔案管理系統應當具備線上查詢交易項目、線上閱覽交易項目、線上下載交易項目等功能，并對需要下載的交易項目電子檔案材料提供加蓋檔案調閱使用專用電子簽章。

第二，跨區域異地調檔合作協議要達成共識，同時，要注意以下幾點：

明確檔案調閱使用的群體，如執法機關、司法機關以及其他政府部門；明確調檔使用時需要的原件材料，如，有關單位委托的律師需要調閱使用檔案的，需同時提供律師所在單位的調檔函、律師證和法院委托律師的調查令；如執法機關、司法機關及相關的政府部門調檔，應填寫《公共資源交易項目檔案使用效果登記表》，調檔人攜帶身份證或工作證等證明個人信息的原件，經公共資源交易部門領導同意后，方可辦理調閱；對其開放和授權電子檔案系統功能權限時，應當設置使用時間，在規定時間內完成檔案調閱使用；接待并辦理申請檔案調閱的一方檔案管理人員應當認真核對檔案調閱使用者提供的相關材料是否齊全、完整、真實、有效和可用；接受跨區域調閱使用接收到的相關調檔原件材料均由接待辦理單位按規定整理，作永久保存，以備查驗。

（作者單位：安徽省滁州市公共資源交易中心）

本報擁有此文版權，若需轉載或復制，請注明來源于中國政府采購報，標注作者，并保持文章的完整性。否則，將追究法律責任。