用好采購需求管理“羅盤”助力采購工作提質(zhì)增效

【采購需求管理之我見】

用好采購需求管理“羅盤”助力采購工作提質(zhì)增效

■ 閆文浩

采購需求既承載著政府采購的政策功能，又強調(diào)采購人的個性化目標(biāo)，是政府采購的出發(fā)點和落腳點。做好采購需求管理，不僅有利于幫助采購人貫通采購項目執(zhí)行全過程的績效目標(biāo)管理，更有利于提高采購人的風(fēng)險意識、強化內(nèi)部控制約束，為采購工作提質(zhì)增效導(dǎo)引航向。

為加強校內(nèi)采購需求管理，深入推進《政府采購需求管理辦法》（以下簡稱《辦法》）落地落實，我校采取了一系列措施。在采購意向公開、采購需求審查、采購立項申報、采購需求分析及采購文件編制等各個環(huán)節(jié)，對采購需求管理提前介入、嚴(yán)格把關(guān)，實現(xiàn)“科學(xué)、合理、完整、明確”的總體目標(biāo)，降低采購項目執(zhí)行階段和合同履約驗收階段各類風(fēng)險，確保優(yōu)質(zhì)高效做好采購招標(biāo)工作。

建立采購需求管理制度科學(xué)構(gòu)建政策實施路徑

完善制度建設(shè)，表單化推進制度落地?！掇k法》出臺后，我校率先推出了《市場調(diào)查、需求調(diào)查》《采購需求》《采購實施計劃》系列表單，明確了采購需求管理“做什么”“怎么做”和“誰來做”，實現(xiàn)了采購需求規(guī)范化管理，為兄弟高校提供了“陜Star方案”，受到教育部政府采購中心和陜西省教育廳的肯定和推廣。

全流程把關(guān)，開展聯(lián)合審查。根據(jù)采購需求審查的相關(guān)要求，我校結(jié)合實際建立了聯(lián)合審查工作機制，統(tǒng)籌采購、資產(chǎn)、財務(wù)、業(yè)務(wù)歸口、監(jiān)察等部門根據(jù)各自工作職責(zé)開展聯(lián)合審查，做到部門之間協(xié)同聯(lián)動、信息共享，打通各部門、各環(huán)節(jié)信息鏈路，避免后端環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題導(dǎo)致項目“翻燒餅”。我校的審查機構(gòu)包括常駐部門：采購招標(biāo)管理辦公室、計劃財務(wù)處、監(jiān)察處、審計處（內(nèi)控辦），以及業(yè)務(wù)歸口管理部門，主要包括：國有資產(chǎn)管理處、實驗室建設(shè)與管理處、信息化建設(shè)與管理處、后勤管理保障處、基建處、圖書館、校醫(yī)院等。聯(lián)合審查實施一站式服務(wù)，根據(jù)項目需要，由采購招標(biāo)管理辦公室將項目單位提交的采購需求、采購實施計劃等材料，發(fā)送常駐部門和相關(guān)業(yè)務(wù)歸口管理部門進行審查，審查結(jié)論均為“通過”，方可進行下一環(huán)節(jié)的采購工作。除此之外，在采購項目申報階段，堅持發(fā)揮“黨建+采購業(yè)務(wù)”的雙輪驅(qū)動作用，推動學(xué)院黨委（黨總支）在重大采購中充分發(fā)揮把方向、管大局、保落實的作用，同時將“黨政同責(zé)”“一崗雙責(zé)”落實在學(xué)院各項采購活動中。

多方參與，做好內(nèi)控管理。根據(jù)《辦法》規(guī)定，在確定采購需求前，我校允許通過咨詢、論證、問卷調(diào)查等多種方式開展需求調(diào)查。為此，我校開發(fā)定制了“線上調(diào)研”工具模塊，經(jīng)過實踐檢驗，在需求調(diào)查階段發(fā)揮了重要作用。在確定采購需求和編制采購實施計劃階段，采購人可以自行組織，也可以委托采購代理機構(gòu)或者其他第三方機構(gòu)開展；在項目驗收階段，采購人可以邀請參加本項目的其他供應(yīng)商或者第三方專業(yè)機構(gòu)及專家參與驗收。將內(nèi)部控制管理要求充分融入采購需求管理的各階段，嚴(yán)格做到不相容崗位相分離，形成由采購人、采購代理機構(gòu)、專家、供應(yīng)商及其他第三方機構(gòu)等市場主體相互制衡的工作機制。

緊扣項目實際功能目標(biāo)合理制定技術(shù)商務(wù)要求

提前一公里，統(tǒng)籌全年采購計劃。我校根據(jù)歷年采購項目執(zhí)行情況統(tǒng)計，以清單形式梳理了全年采購項目，建立了年度常規(guī)采購任務(wù)工作臺賬，包括政府采購項目、國庫項目、進口科研儀器設(shè)備采購項目、央采項目、周期性常規(guī)采購項目以及假期施工的工程項目等，全面了解校內(nèi)各單位全年的采購需求概況，同時，將各類采購項目前期準(zhǔn)備所需的流程和辦理時間，提前向項目單位進行“預(yù)報”，從而使項目單位做到心中有數(shù)、提前準(zhǔn)備、合理安排。

堅持從需求出發(fā)，立足實際功能目標(biāo)。在開展采購需求審查、采購文件編制、采購合同審核等日常工作中，始終堅持站在采購需求的角度考慮問題，以實現(xiàn)功能目標(biāo)為前提分析采購需求是否清楚明了、表述規(guī)范、含義準(zhǔn)確，依法依規(guī)選擇采購方式，合理制定技術(shù)要求、商務(wù)要求，合規(guī)確定評審辦法。

利用信息化手段，拓寬尋源渠道。充分借助信息化手段，提升采購工作管理效能，推動采購需求管理工作自主化、自動化、智能化發(fā)展。利用采購管理系統(tǒng)的意向公開功能模塊，在做好信息公開的同時，有效收集意向供應(yīng)商的市場報價和技術(shù)、商務(wù)文件，從而開展線上市場調(diào)研。該舉措既提升了尋源、詢價的便捷性，又增強了市場信息的真實性、準(zhǔn)確性和項目匹配度，實現(xiàn)了供需信息的雙向互通。

加強專業(yè)化指導(dǎo)

促進采購需求完整明確

跳出單一采購項目，強調(diào)全生命周期管理。在采購需求編制過程中，強調(diào)采購項目全生命周期的擴展性和時間上的延續(xù)性，考慮全生命周期或服務(wù)期限的運行需求。例如，采購項目涉及與現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施或其他采購項目相關(guān)的，需考慮兼容性要求：如信息化建設(shè)項目，考慮硬件與軟件的適配性要求；涉及后續(xù)采購的，考慮項目耗材、維護成本等全生命周期管理。

注重目標(biāo)導(dǎo)向，前置考慮履約驗收問題。明確履約驗收的方案和標(biāo)準(zhǔn)，有利于以項目功能目標(biāo)為導(dǎo)向，指明項目采購需求的實現(xiàn)路徑、表現(xiàn)形式和驗證方法，從而約束供應(yīng)商按照采購需求嚴(yán)格履約。根據(jù)《辦法》要求，在采購實施計劃中應(yīng)當(dāng)明確履約驗收方案，包括履約驗收的主體、時間、方式、程序、內(nèi)容和驗收標(biāo)準(zhǔn)等事項。驗收內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括每一項技術(shù)和商務(wù)要求的落實情況，驗收標(biāo)準(zhǔn)要包括所有客觀、量化指標(biāo)，或通過履約評價、問卷調(diào)查等方式，將主觀評價轉(zhuǎn)化為客觀、量化指標(biāo)。分期實施的采購項目，應(yīng)當(dāng)結(jié)合分期考核的情況，明確分期驗收要求。同時，我校還考慮了將驗收程序與結(jié)算方式相掛鉤，將履約驗收結(jié)果作為階段性付款的依據(jù)，從而對供應(yīng)商履約形成有效的過程管理。

打造專業(yè)化隊伍

多層次開展培訓(xùn)宣傳

為加強政策宣傳及日常管理，我校探索了“學(xué)校采購招標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組—采購招標(biāo)管理辦公室”“二級單位采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組—采購專員”的立體式、專業(yè)化采購工作團隊，構(gòu)建了校院兩級采購人員隊伍建設(shè)體系，推進采購業(yè)務(wù)管理、政策宣傳和一線服務(wù)工作向縱深發(fā)展。采購招標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組對全校采購 “三重一大”事項進行前置研究把關(guān)。采購招標(biāo)管理辦公室組織全校相關(guān)部門和采購人員參加政府采購業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有針對性地開展校內(nèi)采購業(yè)務(wù)交流研討，并靈活運用部門網(wǎng)站、微信公眾號、微信工作群等方式進行宣傳推廣，促進采購相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識的校內(nèi)普及，畫好采購工作“同心圓”。

總之，采購需求管理是采購工作的重要組成和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是引導(dǎo)采購事業(yè)發(fā)展的重要“羅盤”。扎實做好采購需求管理工作，是推動采購項目優(yōu)質(zhì)高效進行、實現(xiàn)政府采購績效目標(biāo)的重要保障。加強制度建設(shè)、內(nèi)控建設(shè)、信息化建設(shè)和隊伍建設(shè)多維并舉，是用好采購需求管理“羅盤”、服務(wù)學(xué)校采購工作治理能力提升的重要抓手。

（作者單位：陜西師范大學(xué)）

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