信息化建設助推高校采購從粗放到精細管理轉型

信息化建設助推高校采購從粗放到精細管理轉型

■ 安爽

信息化是推動學校治理能力和治理體系現代化的重要手段，而完善的采購管理體制機制、健全的采購管理制度體系是做好采購管理信息化建設的前提和基礎。以山東大學為例，學校通過建立采購管理體制和運行機制，構建“1+N”的采購制度體系，有效運用信息化手段，科學助推采購工作從粗放管理到精細管理的轉型，為新時期學校事業發展提供了有力保障。

體制機制方面，學校實行“統一領導、歸口管理、分級負責”的采購管理體制，建立“招標采購管理中心、歸口部門、基層單位”職責清晰、運行順暢的三級采購管理運行機制。學校成立招標采購管理委員會統一領導全校采購工作，具體項目實施由資產與實驗室管理部等七大采購歸口部門分類管理，采購權限按照三段式采購限額標準，分工協作、分級負責。

制度建設方面，以銜接國家采購新政策、服務新形勢下采購管理需要為目標，推動制度“廢改立”，構建采購制度體系的“四梁八柱”，最終形成與學校實際相適應的“1+N”的采購管理制度體系。“1”是指《山東大學采購管理實施辦法》，是學校采購工作統領性文件，“N”是各類采購相關管理制度，包括限額標準，評審專家、供應商等采購活動當事人的管理制度，科研儀器設備采購管理制度等。

信息化建設方面，堅持以制度為綱、以流程為線，重新梳理招標采購業務流程，以“公開、透明、可追溯”為原則，一校三地共同部署，搭建“集約、兼容、高效”的招標采購管理信息系統，實現采購項目全流程覆蓋，招標采購工作動態管理、自動通知。為提高采購工作效率，“讓數據多跑路，讓師生少跑腿”，采購信息系統入口接入學校統一信息化管理平臺，并與OA辦公、資產、財務、人事、后勤等系統互聯互通，充分實現部門之間的信息共享，實現多部門協同。采購申請人只需登錄一個系統，填報一次申請，便可實現數據自動推送，超時自動催辦等一系列功能，大幅提高了審批效率。目前，已建成包含采購計劃與意向公開、項目申請與審批、采購執行、專家管理、供應商管理、評標室管理、信息統計等多個功能模塊的集約智能化采購管理平臺，實現了采購管理全流程線上審批。經統計分析，新系統上線后，采購審批時間平均縮短約50%。

招標采購管理系統建立了政府采購計劃與意向模塊，由用戶線上提交采購內容、項目預算、預計采購時間等采購計劃與意向信息，經審核完成后通過信息發布接口自動將采購意向推送至學校門戶網站。采購申請可與采購計劃、意向進行關聯，抓取相關信息，實現采購計劃、意向和采購申請的有效銜接。

同時，組建了山東大學評標專家庫，采用多種形式征集評標專家，嚴格審核專家資質，提高評標專家質量。目前注冊在庫的各類評標專家已達1300余名，增加了學校采購限額以上政府采購限額以下采購項目評審專家的可選擇性。專家庫系統可實現全自動隨機抽取評標專家，“語音+短信”方式通知評標時間、地點等功能，整個抽取工作封閉運行，結果保密，開標前半小時方可生成專家抽取記錄表。專家庫的使用一方面極大地提高了工作效率及評審質量，另一方面，也有利于避免評審專家與代理機構、采購人、投標人中的一方或幾方串通，影響評審的公平性，有效防范廉政風險。

學校還搭建了全新優質的山東大學供應商庫，實現供應商在線入庫、報名、審核，減輕供應商負擔；后臺數據庫可與“信用中國”對接，自動查詢獲取信息，實時動態監管供應商信用情況，保證入庫供應商質量，防止存在不良信用記錄的供應商給學校帶來經濟隱患，滿足學校監管需要，目前入庫并通過審查的供應商有3000余家。

在采購管理系統的搭建和完善過程中，學校注重將內控流程嵌入信息系統中，從而將風險管理與內部控制流程電子化，提高工作效率。以學校采購管理體制機制和制度體系為設計原則，以“分事行權、分崗設權、分級授權”為主線，采購各環節按照內部控制要求，建立約束機制，采購項目申請、審批、評審過程、結果公示等采購全過程留痕；為盡量避免人為操作帶來的風險，我們對流程進行表單化和標準化，以“技防”取代“人防”，可自動檢測流程以及表單是否符合制度規范；并且，在招標采購管理信息系統中，內置了完善的電子監察監督系統，可實時監控、記錄開評標全過程，實現事前預警、事中監督、事后追責的全過程監督機制。

為適應新時期學校發展新要求，學校積極探索“互聯網+政府采購”模式，與時俱進，著力打造全流程電子招投標系統。電子招投標系統以招標采購管理信息系統為依托，配備電子評標室及其他硬件設施，實現招標采購全流程信息化、文件無紙化。供應商使用專門的投標文件制作工具進行文件閱讀與編輯，利用CA證書對投標文件進行電子簽章與加密，保證電子文件在網上傳輸的安全性、合法性。評標專家線上閱覽標書，根據規范化的評審細則進行打分，自動計算評審結果。目前，貨物、工程、服務類采購項目已逐步推行電子開評標方式，有效提高了采購效率和透明度，節約了資源和交易成本。

現階段，為推進學校招標采購“一校三地一體化”管理，在電子招投標系統基礎上，進一步探索遠程異地開評標新模式，積極建設評標視頻會議系統，打破物理時空屏障，利用視頻會議進行實時無障礙在線溝通。遠程異地開評標依托電子招投標系統，網上開標評標，評審過程音頻、視頻同步傳輸并保存，所有數據自動歸集，全程可查可溯。這種方式既可將采購各方當事人從地域上隔離，有利于減少人為因素干擾，破解“熟面孔”等難題，又能實現專家庫、供應商庫、采購數據等信息資源的共享共用，同時也可為學校拓寬標的尋源范圍、解決地域專家資源不足等問題，提高采購質效。在后疫情時代背景下，將有更廣泛的應用場景。

下一步，將繼續加強信息化建設，強化采購信息公開，建成標準統一、便捷易行的信息發布平臺，完善信息發布審核機制，利用群眾監督清理采購管理盲區，促進采購監督常態化。

（作者單位：山東大學招標采購管理中心）

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