采購檔案管理仍有可為

【探討與爭鳴】

采購檔案管理仍有可為

■ 夏冰

為貫徹落實《深化政府采購制度改革方案》有關要求，完善政府采購法律制度，財政部去年再次發布了《中華人民共和國政府采購法（修訂草案征求意見稿）》（以下簡稱《征求意見稿》），并在網站上公開征求意見。筆者認為，《征求意見稿》基本修訂得比較全面，但在檔案管理方面還有一定的完善空間。

一是建議在采購前由檔案專業人員就文件檔案質量標準先提出參與意見。

從字面上看，《征求意見稿》對檔案的規定只有第五十四條，但實際上幾乎處處條文都與檔案有關。例如，單獨談到有關合同、工程、電子等名詞的條文都與檔案密切相關，原因在于這些涉及合同檔案、工程檔案、電子檔案。然而，如果不提前對這些檔案提出一定的要求標準（如是否有封面、目錄、頁數、雙面等），則呈現的文件很可能缺少這些要件，也不便于工作人員查閱和管理，導致后期很難把控好文檔質量。因此，筆者認為，文件檔案質量標準必須在采購前先提出，否則等企業投標時已難以把控；同時，在這一環節應有檔案專業人員的參與意見。

二是建議在驗收環節增加檔案管理人員的參與。

目前大部分政府采購活動都強調“誰采購，誰驗收”，而檔案人員并不直接參與驗收環節。可《征求意見稿》第八十四條規定，“驗收應當按照政府采購內部控制要求組成驗收小組，驗收人員與采購人員應當分開。對于采購人與使用人、服務對象分離的采購項目，應當邀請實際使用人、服務對象參與驗收。”采購人的內部組成部門不外乎資產管理部門、用戶部門、財務部門、檔案管理部門等。根據該條規定，驗收人員與采購人員應當分開，那么驗收人員來自哪里？又驗收什么內容？

通常來講，采購由資產部門負責組織，那么理論上可以吸納財務部門、紀檢部門、用戶部門、檔案管理部門的人員參與驗收。但實際上，因為紀檢部門一般不參與具體業務，財務部門主要把關錢是否花得合理、發票是否真實等，所以兩者在實務操作中直接參與驗收的可能性并不大。這意味著能夠經常參與驗收的主要人員還是資產部門和用戶部門。

由于驗收環節主要包括驗收實物是否符合功能要求、型號是否一致、材料是否完善、合格證和保修卡是否齊全、資產是否及時入庫、領用手續是否完善、資產檔案如何向檔案部門移交等，這些要求實際上就是檔案管理人員（含資產兼職檔案管理人員）的職責。此外，檔案管理人員在這方面是專業的，清楚地知道檔案里缺什么以及如何監督，可以確保歸檔文件的質量、流轉和集中保存。因此，筆者認為，從有利于內控的角度出發，驗收小組組成人員還應包括檔案部門的檔案管理人員。

三是建議明確提倡電子版單套制。

在《征求意見稿》中提到電子一詞最多的是第五十五條，即國家鼓勵利用數據電文形式和電子信息網絡開展政府采購活動，推動交易流程、公共服務、監督管理的透明化、規范化和智能化，推進電子證照應用，實現政府采購信息資源與其他公共服務平臺互聯共享。但其中并未明確如何落實電子化政府采購文件材料的歸檔辦法。對此，筆者認為，可以明確提倡電子版單套制，即由電子設備生成的源生電子文件，只保存電子版，而不再生成和保存紙質版，隨辦隨歸檔。這是因為很多投標文件都需要打印、簽字、蓋章、郵寄，一旦出錯又要重新來一遍流程，導致效率低下。電子版不僅可以提高效率，而且還可以帶頭引導所涉及的行業、單位節約用紙。

四是建議在采購完成后由檔案部門集中保存，并制定采購檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

《征求意見稿》涉及采購檔案管理的主要是第五十四條，即要求采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的文件資料應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。文件資料自采購結束之日起至少保存十五年。文件資料包括采購活動記錄、采購估算價值、采購文件、競標文件、評審標準、評審報告、定標文件、政府采購合同、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料。從內容上看，該條款對采購檔案管理的規定較為簡略，對采購項目檔案如何分類、歸檔范圍、保管期限等并沒有具體規定。

筆者認為，由專業的人做專業的事，在采購完成后應由檔案部門集中保存，并制定采購檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。具體來說，可以組織相關專業人員制定采購項目檔案分類管理辦法、歸檔文件范圍和保管期限表等，將其作為附件或發單行本，或者可以簡化為三合一的形式，將電子文件、數據歸檔納入其中，便于理解和操作。

（作者單位：中國電子信息產業發展研究院）

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