【文化產(chǎn)業(yè)采購(gòu)系列③】馬正紅:如何編出合格的圖書項(xiàng)目投標(biāo)文件

【文化產(chǎn)業(yè)采購(gòu)系列③】

如何編出合格的圖書項(xiàng)目投標(biāo)文件

馬正紅

圖書采購(gòu)的投標(biāo)文件,是投標(biāo)人根據(jù)采購(gòu)人發(fā)售的招標(biāo)文件而編制的書面文件,是評(píng)標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行比較和評(píng)審的對(duì)象，也是評(píng)標(biāo)委員會(huì)評(píng)判投標(biāo)人能否中標(biāo)最重要的依據(jù)。那么,如何才能編制出一份好的圖書項(xiàng)目投標(biāo)文件呢？

筆者認(rèn)為,投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件，正確、完整地閱讀和理解招標(biāo)文件是做好投標(biāo)文件編制工作的基礎(chǔ)。因此，投標(biāo)人必須仔細(xì)研讀招標(biāo)書中的采購(gòu)需求、資格條件、投標(biāo)響應(yīng)的具體要求、需要遞交的資料文件、評(píng)標(biāo)辦法等內(nèi)容。在充分、全面理解各項(xiàng)招標(biāo)要求的基礎(chǔ)上，制訂商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)的目錄和具體內(nèi)容要求，投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)對(duì)招標(biāo)文件提出的實(shí)質(zhì)性要求和條件作出響應(yīng)。但現(xiàn)實(shí)中仍有一些投標(biāo)人常在投標(biāo)文件制作環(huán)節(jié)上出岔兒，導(dǎo)致失分，甚至被判為無(wú)效標(biāo)。

筆者最近兩年負(fù)責(zé)采購(gòu)的圖書采購(gòu)項(xiàng)目，經(jīng)常會(huì)有投標(biāo)供應(yīng)商犯一些比較低級(jí)的錯(cuò)誤，歸納起來(lái)主要有幾下幾種：

1．招標(biāo)文件中往往規(guī)定幾條合格投標(biāo)人的條件，這些條件都是實(shí)質(zhì)性響應(yīng)條款，是投標(biāo)文件進(jìn)入評(píng)標(biāo)階段的門檻。因此，投標(biāo)人必須按此要求提交完整、符合要求的資格證明材料。對(duì)于如此重要的材料，有些投標(biāo)人在編制投標(biāo)書時(shí)卻很隨意和馬虎。例如合格投標(biāo)人條件中規(guī)定投標(biāo)人必須具備《中華人民共和國(guó)出版物經(jīng)營(yíng)許可證》，有些圖書供應(yīng)商也具備該類資質(zhì)，但在提交的投標(biāo)文件中遺漏了資質(zhì)證明復(fù)印件，或提供的資質(zhì)證明復(fù)印件已經(jīng)過(guò)期，或提供的資質(zhì)證明復(fù)印件不是投標(biāo)主體的復(fù)印件而是關(guān)聯(lián)公司的復(fù)印件。顯然，上述情況都將導(dǎo)致這些投標(biāo)文件被判定為無(wú)效標(biāo)。

2．在圖書采購(gòu)項(xiàng)目評(píng)審時(shí)，實(shí)際上因受評(píng)審時(shí)間的限制，評(píng)委不可能對(duì)每份投標(biāo)文件都逐頁(yè)閱讀。評(píng)委打分時(shí)一般依據(jù)評(píng)標(biāo)細(xì)則，重點(diǎn)地翻閱投標(biāo)文件的有關(guān)內(nèi)容并打分。因此，投標(biāo)文件內(nèi)容務(wù)必緊扣該主題，突出有關(guān)實(shí)質(zhì)性響應(yīng)內(nèi)容和評(píng)標(biāo)因子內(nèi)容，篇幅盡量簡(jiǎn)明，不必羅列與此無(wú)關(guān)的資料。有些投標(biāo)人提交的投標(biāo)書有厚厚的幾大本，很多是企業(yè)的介紹、不需要的證書等，大量篇幅可以說(shuō)是“濫竽充數(shù)”，其中涉及投標(biāo)實(shí)質(zhì)性響應(yīng)的內(nèi)容和評(píng)標(biāo)因子內(nèi)容僅占很少一部分，甚至實(shí)質(zhì)性響應(yīng)內(nèi)容還有很多缺項(xiàng)，而且不編目錄和頁(yè)碼。投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)編制目錄，注明頁(yè)碼且一定要前后呼應(yīng)，列入目錄的文件一定要編入，以方便評(píng)標(biāo)委員會(huì)審閱?！?/span>

3．評(píng)標(biāo)辦法中都規(guī)定了具體的評(píng)標(biāo)因子和打分細(xì)則，有些投標(biāo)文件該部分的內(nèi)容或沒(méi)有提供或沒(méi)有按要求完整提供等，導(dǎo)致評(píng)標(biāo)委員會(huì)無(wú)法為該項(xiàng)打分或扣分。如圖書館圖書采購(gòu)的評(píng)標(biāo)辦法中有同類項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)這個(gè)評(píng)分因子，招標(biāo)文件中規(guī)定投標(biāo)人必須提交近3年為省級(jí)圖書館或“985”工程大學(xué)圖書館提供中文圖書服務(wù)的業(yè)績(jī)（需提供合同或發(fā)票復(fù)印件，并提供總金額的匯總表）。有些投標(biāo)人提交的材料中，部分業(yè)績(jī)與招標(biāo)項(xiàng)目不屬同一類型、或不是近3年的業(yè)績(jī)、或未提交業(yè)績(jī)證明材料（如合同復(fù)印件、發(fā)票復(fù)印件等）、或自行出具沒(méi)有依據(jù)的總金額匯總表（需有合同或發(fā)票復(fù)印件作佐證），評(píng)標(biāo)委員會(huì)評(píng)審時(shí)候無(wú)法認(rèn)定其業(yè)績(jī)或只能部分認(rèn)定，這樣同類項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的得分就會(huì)大打折扣。

4．圖書采購(gòu)不同于一般貨物的采購(gòu)，具有連續(xù)性的特征，售后服務(wù)能力和實(shí)施方案是采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施的重要組成部分,采購(gòu)人對(duì)此都十分關(guān)注并將其作為評(píng)標(biāo)因子。一般招標(biāo)文件中會(huì)要求投標(biāo)人需有專門的館配機(jī)構(gòu)和專職服務(wù)人員數(shù)量，并有詳細(xì)、合理可行的售后服務(wù)方案（至少包括響應(yīng)時(shí)間、能否退換貨等）。但投標(biāo)人制作投標(biāo)文件中往往會(huì)疏忽售后服務(wù)能力和實(shí)施方案內(nèi)容。通常投標(biāo)人都自行備有一份售后服務(wù)實(shí)施方案范本,但其中響應(yīng)時(shí)間(響應(yīng)時(shí)間是因服務(wù)等級(jí)而不同)等可能與招標(biāo)要求并非一致，由此導(dǎo)致在投標(biāo)文件中經(jīng)常出現(xiàn)如下問(wèn)題:售后服務(wù)方案一部分照抄招標(biāo)要求,一部分又照搬本公司的售后服務(wù)實(shí)施方案范本內(nèi)容,以致前后不一致，這樣往往會(huì)被扣分。因此，投標(biāo)文件中必須提供一份完全符合招標(biāo)要求和具有服務(wù)特色的售后服務(wù)實(shí)施方案。

5．圖書采購(gòu)招標(biāo)文件中一般都會(huì)要求投標(biāo)人提供明確的現(xiàn)貨目錄數(shù)量、預(yù)定目錄的數(shù)量、采訪數(shù)據(jù)、到貨數(shù)據(jù)、違約處理辦法等等。對(duì)于采訪數(shù)據(jù)和到貨數(shù)據(jù)，一般會(huì)要求投標(biāo)人明確每批采訪數(shù)據(jù)自身重復(fù)率不超過(guò)的百分比、每批采訪數(shù)據(jù)和到貨數(shù)據(jù)中缺字段或內(nèi)容錯(cuò)誤率不超過(guò)的百分比等。部分投標(biāo)供應(yīng)商雖然提供了該部分內(nèi)容，數(shù)據(jù)正確但往往疏忽在數(shù)量級(jí)上。有些投標(biāo)文件中現(xiàn)貨目錄數(shù)量、預(yù)定目錄的數(shù)量少個(gè)0或多個(gè)0，有些投標(biāo)文件把采訪數(shù)據(jù)自身重復(fù)率、缺字段或內(nèi)容錯(cuò)誤率數(shù)量級(jí)弄錯(cuò)，其數(shù)量級(jí)是千分之幾，但有些供應(yīng)商卻錯(cuò)誤地把數(shù)量級(jí)弄成百分之幾，讓人哭笑不得。當(dāng)然該部分就會(huì)失分。（作者單位：上海市政府采購(gòu)中心）