如何對待和處理供應商對采購文件的質疑

編者按：在招投標過程中，采購文件是整個流程的核心和依據。實際工作中，供應商針對采購文件內容進行的質疑時有發生。如何規范、嚴謹地受理、處理、消除此類質疑？且看來自天津市政府采購中心的思考。

如何對待和處理供應商對采購文件的質疑

陳燕平 林博宇 丁煒

制作采購文件的過程涉及對采購需求的論證、采購文件的編寫以及協助采購人解決供應商針對采購文件的質疑等方面。其中處理對采購文件的質疑是工作中的重點。招投標的核心是公開、公平、公正，采購文件就是維護各方利益的載體，如果能妥當地處理質疑內容，則可以更好地保證采購工作的實施。如果處理得欠妥，則可能會引發更多不必要的糾紛。那么，如何處理和避免質疑？

受理、處理對采購文件質疑

在日常工作中，我們經常會遇到供應商對采購文件的詢問，形式上包括電話、傳真、書面函等多種方式，在文字和語言溝通上存在諸多不便。為保證招投標環節的嚴肅性和規范性，保障溝通順暢，維護供應商和采購的合法利益，提高質疑處理效率，我們必須高度重視針對采購文件的質疑處理工作，積極溝通，耐心解釋，不斷總結方式方法，力爭將采購活動中的分歧和爭端依法、依規解決在初發階段。

受理對采購文件的質疑

一是告知供應商依法向采購人或采購代理機構提出書面質疑函。質疑函應當包括質疑供應商的名稱、地址、郵政編碼、法定代表人、聯系人及聯系電話，具體的請求和事實依據，提出質疑的日期。質疑材料是外文的，質疑人應當提供中文簡體字譯本。

二是告知供應商提出質疑必須采取實名制。提出質疑的供應商為自然人的，質疑函應當由本人簽字或蓋章；提出質疑的供應商為法人的，質疑函應當由法定代表人簽字或蓋章并加蓋公章；提出質疑的供應商為其他組織的，質疑函應當由其主要負責人簽字或蓋章并加蓋公章。

三是告知質疑供應商可以委托代理人辦理質疑事宜。代理人辦理質疑事宜時，應當向被質疑人提交質疑供應商的書面授權委托書及被授權人身份證件；授權委托書應當載明委托代理的具體權限和事項。

四是告知供應商的質疑應在法定期限內提出。即在知道或者應當知道其合法權益受到損害之日起7個工作日內提出質疑。供應商對采購文件提出質疑的，自供應商獲得采購文件之日起計算，且應當在投標截止之日或遞交談判、詢價響應性文件截止之日前提出。

處理對采購文件的質疑

質疑受理方收到供應商的書面質疑后，立即對符合要求的質疑函予以受理。

1.對于超過質疑有效期限的質疑函，可以不予受理。對于不符合規定要求的質疑函，應一次性書面告知供應商修改或補充的內容，并告知供應商在質疑有效期限內重新提交質疑函。

2.受理質疑之日起7個工作日內，對供應商所提出的質疑事項逐一作出明確的書面答復。答復的內容僅限于供應商所質疑的內容。

3.組織有關人員對質疑事項進行逐條調查核實, 并聽取質疑供應商的陳述和申辯；復雜的項目可以組織項目的評審專家就質疑事項進行核實并提出書面意見，必要時可以邀請第三方專家出具獨立意見。

4.質疑采購文件有明顯傾向性或者歧視性問題屬實的，應及時修改采購文件,公告并書面通知所有參加采購活動的供應商，并按修改后的采購文件開展采購活動。

5.供應商的質疑查無實據，或者捏造事實和提供虛假質疑材料，以及不配合有關部門處理質疑的，將情況總結并以文字形式上報政府采購管理部門，依法、依規作出處理。

消除采購文件中的潛在質疑

總結以往的案例，質疑的內容涉及資質要求、商務要求、技術要求等多方面。合理合法地提出資質、商務、技術要求,是避免引起供應商對采購文件質疑的關鍵。

避免引起對采購文件中資質要求的質疑

在采購文件中資質要求的設定上要十分謹慎，因為資質問題屬于實質性要求，不能滿足該要求的供應商將不能參加該項目的投標。

1．避免不合理的資質要求

某采購項目中，采購內容僅為設備采購及安裝，但采購人要求投標人具備軟件開發能力，并提供軟件企業認定證書。后經協調，采購人取消了該項不合理資質要求。

在制作此類項目招標文件過程中，相關人員應仔細閱讀采購內容，明確采購內容，建議采購人合理地設定資質要求，以確保充分的競爭，保障各方的合法利益。

2.避免與采購內容不相符的資質要求

在某采購項目中，采購內容為機房布線及改造，采購人要求投標人須具備計算機信息系統集成一級資質，因實際需求中僅涉及簡單的設備集成工作，故而部分供應商對應具備一級資質要求提出了質疑，后經協調，采購人修改了資質要求。

在制作此類項目招標文件時，相關人員應仔細研讀資質管理辦法，了解行業規范，協助采購人提出合理的資質要求。

避免引起對采購文件中商務要求的質疑

采購文件中的商務要求與資質要求不同，資質要求大多較為明確，有據可依，而商務要求多無依據可循，多以不同行業的不同商業行為慣例為依據，這要求我們在商務要求設定上做到合情合理，符合市場規律，滿足普遍的實際情況。

1.避免不合理的供貨要求

某項目中，采購內容為辦公用臺式計算機，采購人要求供貨周期為簽訂合同之日后3日內，部分供應商對此提出了質疑，我們在向各市場主流品牌產品的生產廠家了解到其生產、供貨周期后，建議采購人修改不合理的供貨周期要求。此類問題較多見，為保證充分競爭，確保財政資金的合理支配，應多調研市場行情，了解各類產品的生產及物流情況，協助采購人設定合理的供貨要求，保證項目的順利實施。

2.避免不合理的付款方式

付款方式關系到供應商的實際利益。某項目中，采購內容為電梯采購及安裝，采購人要求安裝完成后付款。而行業慣例通常為簽訂合同后付設備全款，施工費用可按步驟支付。在接到部分供應商的相關質疑后，集中采購機構協調采購人修改了付款方式。此類項目，有自身行業的慣例，該慣例符合該類采購的特點，需要我們多做了解，避免不必要的質疑。

3.避免不合理的服務要求

在采購文件的制作過程中經常遇到采購人提出不恰當的服務要求，這些要求影響了供應商的報價，甚至因造成排他性而引起質疑。比如，某辦公用計算機采購中，采購人要求供應商提供不少于8年的售后服務。從市場行情和以往項目情況看，此要求不符合產品正常的使用周期，屬于不合理的服務要求。經過協調，采購人最終修改了此要求。

4．避免不合理的業績要求

在實際工作中我們經常遇到采購人將業績作為對供應商服務能力的考量依據。在某種程度上，具備相應的業績，確實可以從一個側面反映供應商的實力。但不恰當的業績要求，卻成為了排斥大多數供應商參與投標的門檻。例如在某些簡單的設備采購項目中，要求投標人具備遠高于采購數量的業績，以此作為依據。本著鼓勵競爭，保障財政性資金合理使用的原則，我們必須合理地設定業績要求，在滿足采購需求的基礎上保證充分競爭，維護大多數供應商的利益。

避免引起對采購文件中技術要求的質疑

供應商對采購文件中技術要求的質疑最為常見，情況也較復雜，多為技術要求具備傾向性。

1.避免在公開招標、競爭性談判項目中設定只有單一供應商可以滿足的技術要求

在某些項目中，我們經常接到供應商的質疑，質疑函中提及項目中的技術要求只有某供應商一家可以滿足。

通常在接到采購需求后，我們需要與采購人協商，技術需求中是否涉及保密、專利等具有排他性或不適宜進行公開招標的采購內容，如有則建議采購人采用其他采購方式進行。

在接到供應商的此類質疑后，我們仍須再次與采購人核實該需求是否只有單一供應商可以滿足，如屬實，則建議采購人改用其他采購方式實施；如不具備必要性，則修改該技術要求，以便實現充分競爭。

2.避免在采購文件中設定不準確的技術要求

某項目中，采購內容為弱電安裝，采購人僅提及了部分設備清單及施工標準，部分供應商提出質疑，認為無法針對本項目準確報價。我們在與采購人協調后，補充了設備清單和施工要求，保障了項目的順利實施。

此情況多在系統集成項目中出現，該類項目設備采購繁多，施工方案復雜，為避免供應商提出此類質疑，我們應在采購文件制作過程中要求采購人盡可能地豐富采購方案，詳盡描述采購內容，準確標注采購數量。

3．避免技術要求的排他性

部分采購項目中，經常遇到供應商對采購文件中技術參數的質疑，認為具有排他性。集中采購機構經核實后發現，此技術要求僅有限的品牌可以滿足，雖具備競爭性，但存在的一定的排他性。

此類情況最為復雜，解決此問題的唯一途徑就是統一需求，實現技術要求的標準化，以國家標準、行業標準、企業標準為依據，結合政府采購工作特性，實現通用需求的統一。

4．避免信息不對稱問題

在部分采購文件中出現過對采購需求的描述與供應商對實際情況的信息掌握不對稱的問題。該類問題在采購文件的制作過程中容易被忽視，但是非技術性指標也影響著項目的實施，這提醒我們編寫采購文件時要充分了解項目的需求，盡可能詳細地介紹項目情況，增大信息透明度，積極主動地解決問題，避免出現因信息不對稱導致的不便。

如何看待對采購文件的質疑

在對采購文件質疑的處理中，情況多種多樣，且因涉及各企業利益，甚至出現個別供應商情緒激動的情況，作為質疑工作的處理人員，我們也經常為找不到合理解釋而困惑，甚至認為質疑帶來了諸多繁雜的工作量。對此，筆者認為：

其一，解決質疑是一個學習的過程。有質疑的發生，說明存在爭議，其中可能有部分采購人傾向性的作怪，也可能有我們自身工作的疏忽，這都說明此類問題是一個我們尚未完全了解的領域。解決質疑首先要明確質疑的內容，找出我們尚不能答復的問題，帶著這些問題去學習。一是多向專家請教，做到像專家一樣專。二是多向行業內的各企業學習，做到知己知彼。

其二，解決質疑是一個提高的過程。解決質疑的過程固然繁瑣，但是我們可以從中學到知識和解決問題的方法。我們要規范受理和解決質疑的流程，做到程序合法，有據可依。勇于接受質疑，集百家所長，充分了解市場行情，發揮政府采購的引導作用，維護政府采購的公開、公平、公正。

其三，解決質疑是一個工作創新的過程。市場競爭在不斷發展，政府采購的相關制度作為政府采購市場的調控依據也在不斷發展，我們掌握的知識體系在不斷豐富，面對的問題也越發多元化，為了順應發展的潮流，我們更要不斷地創新思路。唯有保持不斷的積累和學習，才能使政府采購工作適應時代的發展。（作者單位：天津市政府采購中心）